Книга учета движения трудовых книжек: образец заполнения

Какие движения нужно учитывать

Порядок ведения специальной документации, связанной с учетом всех перемещений трудовых книжек, унифицирован. Вести учет должны все организации, любой формы собственности, вне зависимости от численности своего штата (вплоть до 1-2 наемных работников):

  • ООО;
  • ПАО;
  • ИП;
  • общественные объединения и религиозные организации, являющиеся официальными работодателями по отношению к наемным работникам.

Конкретные учетные операции представляют собой не только все физические передвижения сотрудников, но также любые изменения (записи), касающиеся этих документов:

  1. Прием книжки от сотрудника, который принят или восстановлен на работе, вне зависимости от предполагаемого срока действия трудового договора (в том числе на сезонную работу).
  2. Оформление трудовой (на случай приема сотрудника без опыта какой-либо работы, трудоустраивающегося в первый раз).
  3. Внесение в неё любых записей, отражающих служебные движения сотрудника: премирование, переводы на другие должности в рамках одного филиала или разных подразделений, переименование должности, переход на новую позицию.
  4. Перенос всех или отдельных трудовых в новое место в связи с переездом, ремонтом, срочными обстоятельствами (например, для предотвращения порчи документов из-за повреждений крыши). Обычно книжки переносятся и хранятся в сейфе, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
  5. Выдача на руку сотруднику в связи с его увольнением по любым причинам (в том числе выдача не на руки, а почтовым отправлением, если работник по каким-либо причинам не явился за документом).
  6. Выдача на руки родственникам или другим представителям, действующим по доверенности, в связи со смертью сотрудника, объявлением его пропавшим без вести (по решению суда) или заключением под стражу.

При этом стоит отметить, что как такового понятия «движение трудовых книжек» в законодательстве не существует, поэтому на практике в книге учета отражаются любые операции с этими документами:

  • регистрации;
  • прием документа;
  • выдача на руки сотруднику;
  • отражение факта перемещения;
  • отражение факта хранения.

Таким образом, законодатель четко определяет только обязанность ведения книги учета движения трудовых книжек и собственно форму, которая рассматривается далее. В кадровой практике документ нередко называют иначе: журнал регистрации трудовых книжек, кадровый реестр и т.п.

Книга учета: внешний вид

Сама книга учета представляет собой брошюру из 64 страниц (32 листов) формата, близкого к А4, но не идентичного ему (28,8 см в длину и 21,0 см в ширину). Исполняется в большинстве случаев в мягком переплете в картонной оболочке, стилизованной под золотистый оттенок.

Иногда дополняется съемным листом из прозрачного пластика, который служит обложкой и увеличивает срок службы. Средняя стоимость (актуально на сентябрь 2017 года) порядка 250-350 рублей. Варианты цветового исполнения могут быть разными – несколько наиболее распространенных представлены на рисунке.

книга учета движения трудовых книжек



Как заполнить книгу: образец

В настоящий момент требования учета, форма заполнения не изменились. Она едина и содержит 13 граф:

  1. Номер записи в хронологическом порядке по возрастанию.
  2. Дата приема – отдельно указываются число, месяц и год (т.е. всего 3 графы).
  3. ФИО сотрудника, книжку которого переместили (или внесли в нее запись).
  4. Реквизит документа: серия, номер книжки (а также вкладыша при наличии).
  5. Должность сотрудника, на которого ведется документ.
  6. Наименование организации и отдела (при наличии).
  7. Дата и номер внутреннего приказа (или другого документа) работодателя, на основании которого произведено изменение (запись, перемещение).
  8. Расписка сотрудника, который уполномочен принимать её, вносить записи и т.п. (как правило, сотрудник отдела кадров и/или бухгалтер).
  9. Сумма в рублях, которая получена за заполнение (поле остается пустым в большинстве случаев, т.к. подобные действия не предполагают дополнительной оплаты).
  10. Дата выдачи (если работник увольняется).
  11. Личная подпись сотрудника, которому она была выдана (допускается также подпись других лиц, если сотрудник по объективным, документально подтвержденным причинам не мог принять документ лично).

Если работник приходит с трудовой книжкой с вкладышем из другой фирмы, то регистрируется только его книжка. Таким образом, заводить отдельную строчку для вкладыша не предусмотрено.

Образец заполнения

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если книжку принимает иное лицо, оно дополнительно указывает, кем приходится уволенному (например, жена). Если гражданин действует по доверенности, он вписывает название, номер доверенности и дату ее оформления.

Титульный лист

Титульный лист также унифицирован и содержит следующие поля:

  1. В верхнем поле нужно вписать полное официальное название организации, без сокращений. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Елизария» или Индивидуальный предприниматель Светлов Владимир Игоревич.  Образец заполнения титульного листа
  2. Номер тома (если до этого журнала были 5 аналогичных, соответственно, это 6 том).
  3. Даты начала и окончания ведения.
  4. Общее количество внесенных записей.
  5. Срок хранения – он составляет 75 лет. Соответствующая дата вписывается в поле: например, до 1 сентября 2092 года.
Читайте также:  Свой бизнес: производство строительных гвоздей

Последняя страница

Форма последней страницы также унифицирована:

  1. Руководитель ставит свою подпись с расшифровкой, прописывает должность и дату подписи по итогу заполнения журнала.
  2. На этой же странице прописывается уникальный номер пломбы, наклеенной справа в вертикальном положении.

Оформление последней страницы

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Книга ведется в течение всего времени, пока не будет заполнена полностью. Нет необходимости менять ее каждый новый год.

Требования к хранению и оформлению журнала

Как таковых правил оформления книги не разработано. Тем не менее, нужно придерживаться нескольких требований, соблюдение которых обычно контролируется трудовыми инспекторами и другими проверяющими сотрудниками:

  1. Каждый лист пронумерован. Первым из них является лист, следующий сразу после обложки.
  2. Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
  3. Листья скрепляются сургучом или пломбой, поэтому концы шнура после прошнуровки лучше оставить достаточно длинными, чтобы сделать пломбу (этом – в следующем разделе).

Подробнее о ведении и хранении документа:

Бланк книги учета трудовых книжек и вкладышей

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк).

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  • составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  • оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  • облачить журнал в жесткий переплет;
  • пронумеровать по возрастающей;
  • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Нормативные акты в области учета трудовых книжек

Обязанность работодателя вести строгий учет трудовых книжек установлена изданными на основании ст. 66 Трудового кодекса РФ Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила).

Эти Правила предписывают вести в организации:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
  • собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

Форма книг учета установлена Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Что включает в себя учет трудовых книжек в организации

Сначала определимся, какие действия работодатель может осуществлять с трудовыми книжками.

Во-первых, это прием трудовой книжки от вновь принятого работника.

Во-вторых, заведение новой трудовой книжки (в случае если работник только начинает карьеру и не имеет ее). Здесь заполняется первая страница документа (так называемый титульный лист) по определенным правилам.

В-третьих, внесение в трудовую книжку записи о самой работе, переводах на другую работу, награждениях.

В-четвертых, сохранение трудовых книжек в специальном месте, исключающем их уничтожение или повреждение, а также доступ к ним посторонних лиц.

В-пятых, внесение записи об увольнении (прекращении трудового договора).

В-шестых, это выдача трудовой книжки бывшему работнику или его родственникам (в случае смерти).

Несмотря на отсутствие четкого определения в законодательстве, под учетом движения трудовых книжек в организации (предприятии) на практике понимаются:

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Где регистрировать трудовые книжки

Главный инструмент контроля этих важнейших документов — книга учета движения трудовых книжек. В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т.п.

Читайте также:  Подписные страницы

Необходимость ее наличия в организации установлена п. 40 Правил, а форма книги установлена приложением № 3 к Инструкции.

При этом закон все связанные с трудовыми книжками действия предписывает осуществлять только должностным лицом организации, специально назначенным приказом (распоряжением) руководителя, отвечающим за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Требования к книге учета трудовых книжек

В п. 41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответа на вопрос, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, ни Правила, ни Инструкция не содержат. Полагаем, что в любом случае концы шнура, которым прошит журнал, должны быть достаточно свободными для опломбирования или постановки сургучной печати.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

Как заполнять журнал учета

Особых правил заполнения книги учета трудовых книжек не существует.

Содержание книги учета регламентировано Минтруда РФ, включение дополнительных сведений в нее не предусмотрено.

Состоит она из тринадцати граф, включающих в себя:

  • порядковый номер записи в книге и дату приема работника на работу или заполнения трудовой книжки (вкладыша в нее);
  • ФИО работника — владельца трудовой книжки;
  • данные о трудовой книжке или вкладыше в нее (серию и номер);
  • должность (профессия, специальность) работника, сдавшего трудовую книжку или на которого она заведена (вкладыш в нее);
  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дату и номер приказа, на основании которого произведен прием работника на работу;
  • расписку ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
  • сумму, полученную за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них;
  • дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и расписку работника в получении трудовой книжки на руки.

Скачать образец заполнения книги учета трудовых книжек

Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек?

Предназначение журнала регистрации трудовых книжек ясно из названия документа: он необходим, чтобы отслеживать все перемещения документа внутри предприятия-работодателя. Согласно пунктам 40–41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» (Постановление Правительства России №225 от 16 апреля 2003 года) указанный журнал относится к числу обязательных для ведения документов.

Журнал учёта трудовых книжек — важный документ
Журнал учёта трудовых книжек — важный документ

В отличие от некоторых других шаблонов, например формы заявления о приеме на работу, разрабатываемой каждой организацией, государственной или коммерческой, самостоятельно, журнал учёта движения книжек — унифицированный документ, к заполнению и хранению которого предъявляются самые строгие требования.

Важно: вышеназванный журнал ведётся в пределах одной структуры (ИП, ООО, фирмы, госучреждения). При переходе работника на новое место данные его трудовой книжки прописываются сотрудником отдела кадров или другим ответственным лицом в «свой» журнал.

В журнал, или книгу, движения трудовых книжек вносятся как заведённые ранее документы, так и выданные человеку, в первый раз устраивающемуся на работу, а также дубликаты утерянных документов. В идеале в нём должны содержаться сведения обо всех книжках, имеющих хождение внутри предприятия.

Смотрите также:  Как с Теле2 перевести деньги на МТС?

В соответствии с упомянутыми выше Правилами (пункты 40–41) журнал учёта трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям и условиям:

  1. Срок его хранения после сдачи в архив — 75 лет. По истечении этого времени документ должен быть утилизирован любым приемлемым для организации способом.
  2. Журнал должен иметь твёрдый переплёт, защищающий содержимое от механических и химических повреждений: ударов, разрывов, намокания и действия агрессивных жидкостей. Это обусловлено потенциально длительным сроком использования книги регистрации движения.
  3. Страницы журнала должны быть прошиты, а листы пронумерованы (как обычно, с внешней стороны у), чтобы исключить возможность фальсификации или случайной утери части содержащихся в нём сведений.

Важно: на месте сшива должны находиться указание суммарного количества листов и подпись руководителя предприятия, филиала или отдела кадров. Этим требованием зачастую пренебрегают, просто прошивая книгу и пронумеровывая страницы, однако при проверке «недооформленный» журнал вызовет нарекания, а при повторно выявлении нарушения ИП или организации придётся заплатить за свою халатность штраф в размере 1000 или 30000 рублей соответственно.

  1. Прошитый документ должен быть в обязательном порядке скреплён пломбой или сургучной печати, без повреждения которых невозможны выемка листов или добавление новых. Печать должна быть исключительно сургучной (применение мастики не допускается) и соединять внутреннюю часть обложки книги, концы использованного для прошивки шнура и часть листа со сведениями об объёме документа. Закон не даёт однозначного определения пломбы, однако на основании сложившейся практики можно сделать вывод, что она должна соответствовать основному требованию: препятствовать механическому изменению количества листов в журнале.

Важно: в ходе пересмотра практики делопроизводства законодателем было принято решение разрешить использование для заполнения книги не только шариковых, но и гелевых пишущих ручек следующих цветов: синего, чёрного и фиолетового. Другие варианты в настоящее время не допускаются в качестве основных, однако могут использоваться — например, для выделения важных деталей или отделения одной записи от другой при ведении рукописной книги. Обычно для этого применяются красные или другие чернила яркого оттенка.

Формально ведение рукописной книги учёта трудовых книжек не является нарушением, однако значительно легче (как для ответственного сотрудника, так и для проверяющих), если она будет заполняться в электронном виде. Унифицированную форму журнала можно бесплатно скачать, воспользовавшись приведённой в последнем параграфе ссылкой.

Читайте также:  Обслуживание 1С, настройка конфигурации, обновление релизов программ, обучение, рекомендации, консультации

Смотрите также:  Как найти ОКВЭД организации по ИНН?

Как заполняется журнал учёта трудовых книжек?

Поскольку журнал движения трудовых книжек, в отличие от текстов благодарственных писем за хорошую работу и других необязательных документов, стандартизован (форма приведена в Приказе Министерства труда Российской Федерации №69 от 10 октября 2003 года), его заполнение должно происходить в строгом соответствии со следующим планом:

  • Первый столбец — номер трудовой книжки по порядку. Внутри документа используется, как обычно, сквозная нумерация (от начала до конца).
  • Второй, третий и четвёртый столбцы — дата, месяц (цифрой или прописью) и год оформления новой книжки, регистрации уже существующей или вкладыша в неё. Чтобы не усложнять себе жизнь, сотрудники отдела кадров обычно вносят в эти столбцы дату приёма на работу — это не является серьёзным (и тем более выявляемым) нарушением.
  • Пятый столбец — фамилия, имя, отчество (или другие имеющие национальный характер именования) поступившего на работу человека.
  • Шестой столбец — серия и номер трудовой книжки (или вкладыша).
  • Седьмой столбец — специальность, профессия или должность вновь принятого на работу российского гражданина или иностранного подданного. Как и в случае с личными данными, все наименования здесь должны быть приведены полностью, без сокращений и прочерков.
  • Восьмой столбец — полное наименование предприятия-работодателя и, если оно существует, подразделения, в котором будет трудиться принятый на работу человек.
  • Девятый столбец — дата и номер документа, явившегося основанием для официального трудоустройства гражданина.
  • Десятый столбец должен содержать подпись (можно с расшифровкой) ответственного лица, принявшего существующую трудовую книжку или заполнившего новую.
  • Одиннадцатый столбец — сумма, полученная за оформление (заполнение) книжки. В большинстве случаев этот столбец остаётся незаполненным, что является нарушением: при отсутствии данных в нём должен стоять прочерк или принятый в российской практике символ — латинская Z с двумя пересекающими её горизонтальными штрихами.
  • Двенадцатый столбец — дата (число, месяц, год) выдачи работнику трудовой книжки на руки после прекращения действия обычного или срочного трудового договора. Если документ планируется переслать почтой, в этом столбце должна стоять дата отсылки. Если по каким-либо причинам вернуть работнику книжку не представляется возможным, необходимо поставить в этой и следующей графах прочерк.
  • Тринадцатый столбец — подпись (можно с расшифровкой) уволенного гражданина. Если человек отказывается расписываться в журнале, в столбце следует указать номер и дату соответствующего акта.

Важно: при необходимости внесения корректировок неверные сведения зачёркиваются горизонтальной линией (не крест-накрест), а ниже указывается правильная информация. Все исправления должны быть перечислены на внутренней части передней обложки, с указанием номера записи и даты корректировки. Напротив каждого такого «сообщения» обязана стоять подпись внесшего изменения ответственного лица.

Книга учета трудовых книжек образец — скачать

Бесплатно скачать книгу (журнал) движения трудовых книжек в удобном для печати, заполнения и редактирования формате DOC, совместимом с большинством текстовых редакторов, можно по ссылке ниже.

Подводим итоги

Журнал учёта трудовых книжек — важный документ, заполнение которого следует производить в строгом соответствии с действующими нормами закона. Книга должна быть опломбирована или опечатана, а кроме того, храниться в безопасных условиях. Каждое сделанное исправление необходимо подтверждать подписью ответственного специалиста на внутренней стороне обложки.

Смотрите также:  УПД – что это такое в бухгалтерии? Расшифровка

Пренебрежение этими требованиями или полное отсутствие журнала — административное правонарушение, наказываемое штрафом. Пусть его размер и невелик, работодателю следует соблюдать предписания закона — это позволит не только сэкономить деньги предприятия, но и ещё немного усовершенствовать внутреннюю систему документооборота.

Ответ на Ваш вопрос, возможно, находится здесь


  • НДПИ — что это такое?

  • Где смотреть номер карты Сбербанка?

  • Как открыть мини-пекарню — бизнес-план

  • Тойота Банк — горячая линия (телефон)

  • Договор сдачи квартиры в аренду — образец 2019

  • Как накопить на квартиру с зарплатой 30000?

Поиск по сайтуПоиск

Близкие по теме статьи:

Источники

  • https://2ann.ru/zhurnal-ucheta-trudovyx-knizhek/
  • https://www.malyi-biznes.ru/oformlenie-kadrov/trudovoy-dogovor/trudovaya-knizhka/kniga-ucheta/
  • https://assistentus.ru/trudovaya-knizhka/kniga-ucheta-dvizhenija/
  • http://GlavKniga.ru/situations/s503072
  • https://uvolsya.ru/raznoe/zhurnal-dvizheniya-trudovyh-knizhek-obrazets/

[свернуть]
Помогла статья? Оцените её
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд
Загрузка...