Внесение изменений и отмена локальных нормативных актов компании

Когда необходимо изменять ЛНА

Внесение изменений в локальные нормативные акты происходит, если:

  • в федеральном законодательстве появились изменения, в результате которых ваш ЛНА стал противоречить закону; правила компании, конечно, должны соблюдаться, но они не могут противоречить законодательству;
  • отображенные в принятых локальных нормативных актах данные изменились и теперь не соответствуют действительности; это может быть все, что угодно: должность человека, время, место, различные обстоятельства и прочее;

В качестве примера представим ситуацию, когда на вашем предприятии инспектор по кадрам второй категории назначен ответственным за оформление командировок. Об этом есть приказ. Если с нового года этот самый инспектор получит высшую категорию, или его должность получит новое название, приказ о его назначении ответственным за оформление командировок обязательно придется переписать, ведь теперь фактически в этом приказе обязанности возложены на человека, которого и в компании-то не существует.

  • изменились какие-либо персональные данные работников (смена фамилии, паспорта и т.п.);
  • локальный нормативный акт перестал работать или более неактуален: в акте не хватает всей необходимой информации, или было принято решение в описанных инструкцией ситуациях вести себя по-другому.

Изменение

Каков же порядок изменения локальных нормативных актов, каким образом фиксируются изменения? Очень просто: другими локальными нормативными актами. Главное – помнить одно правило: любой документ отменить или изменить можно только документом такого же вида:  приказ – приказом, распоряжение – распоряжением.

Структура приказа о внесении изменений остается без изменений и выглядит следующим образом:

  • наименование организации
  • название вида документа (приказ)
  • дата издания
  • регистрационный номер
  • место издания
  • заголовок к тексту (тема приказа)
  • текст
  • подпись

Тема должна отображать сам факт того, что в ЛНА вносится изменение или что его отменяют. Это может быть приказ:

О внесении изменений в Положение о заработной плате

Об отмене Приказа «О назначении дежурных» от 17.02.2006 №53

В тексте приказа обязательно должна быть констатирующая часть, с которой изложено основание для изменения:

В соответствии с принятием федерального закона от … № … «О …»

В целях улучшения качества обслуживания …

В целях экономии …

Далее обязательно с новой строки и обязательно прописными буквами ПРИКАЗЫВАЮ и двоеточие.

Следующее – распорядительная часть документа. Здесь по пунктам необходимо прописать все, что вы желаете изменить, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Внести в приказ от 20.05.2015 №18 изменения и дополнения, а именно:

1.1. Пункт 1.6 изложить в следующей редакции:

«1.6. Создать рабочую группу в составе:

Егоров М.И. – начальник проектного отдела,

Никулин П.Б. – инженер первой категории».

1.2.  Дополнить приказ пунктом 3.2:

«3.2. Главному архитектору Измайлову П.Т. предоставлять информацию о рабочей группе по первому запросу».

1.3. Исключить из приказа пункт 4.6.

  1. Контроль исполнения приказа возложить на старшего специалиста Аверина С.Р.

Маленький нюанс: независимо от того, какой пункт требуется исключить из приказа, вся последующая нумерация не меняется. Т. е. если из 4.1 – 4.8 исключить пункт 4.6, нумерация будет: 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.7, 4.8.

Бывает так, что изменений требуется внести настолько много, что проще просто отменить предыдущий локальный нормативный акт и ввести новый. Сам текст приказа будет примерно таким:

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Признать Инструкцию по изготовлению вагонки «Штиль» из ангарской сосны, утвержденную приказом от 17 марта 2009г. № 171, утратившей силу с 7 июля 2015 года.
  2. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по изготовлению вагонки «Штиль» из ангарской сосны (прилагается) с 7 июля 2015 года.
  3. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника производства Иванченко М.К.

Все прочие реквизиты приказа, такие как приложение, исполнитель, подпись, остаются без изменений.

Новый приказ необходимо согласовать с каждым должностным лицом, с которым был согласован первый приказ. Исключение – за прошедшее с момента издания первого приказа время должность согласующего лицо была аннулирована. Добавить новое согласующее лицо в новый приказ можно, исключить кого-либо – нет.

Также обязательно следует ознакомить с обновленным локальным нормативным актом каждого, кто в нем заинтересован.

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)

Локальные нормативные акты организации
Локальные нормативные документы это правила, которые создаются и утверждаются внутри строго определенного субъекта бизнеса для регулирования взаимоотношений между администрацией фирмы и ее наемного персонала.

Чтобы улучшить условия труда работников, обезопасить их деятельность, максимально качественно задействовать трудовые ресурсы оформляются локальные нормативные акты содержащие нормы трудового права.

При необходимости эти документы помогают разрешать возникающие споры с сотрудниками и избегать ситуаций, когда организацию могут привлечь к соответствующим мерам ответственности.

Локальные нормативные акты разрабатываются на основании положений законов и не могут им противоречит. Если они ухудшают положение работающих на предприятии лиц, то тогда они признаются недействительными либо в указанных рамках, либо полностью в целом.

Порядок разработки и принятия локальных нормативных актов определяются законодательно в связи с важностью данных нормативов. Создают их, как правило, специалисты разных сфер деятельности — экономисты, правоведы, кадровики и т. д.

Многие часто путают внутренние нормативы организации с кадровой документацией. Однако, между ними существует значительное различие.

бухпроффи

Внимание! Документы кадровой службы лишь фиксируют и учитывают происходящие на предприятии моменты, а локальные нормы осуществляют регулирование взаимоотношений администрации компании с наемным персоналом.

Например, табель учета рабочего времени сотрудников или регистрационные журналы не являются локальными нормативными документами.

Вопрос-ответ по теме

  • Какие вопросы регулирует коллективный договор и обязательно ли его заключать?
  • Как составить акт о непредоставлении объяснений по поводу отсутствия на рабочем месте?
  • Кто должен разрабатывать локальные нормативные акты?
  • Как рассчитать стаж работы по специальности?
  • Как принять локальный нормативный акт?
Читайте также:  Бизнес-идея выпечки праздничных пряников - RealyBiz

Вопрос

Добрый день! Необходимо внести изменения в ЛНА. Думали сделать это по соглашению сторон без уведомления за два месяца. Но некоторые сотрудницы находятся в длительных отпусках по уходу за детьми – вот и думаю получается, что вариант по соглашению не пройдёт так как нет возможности ознакомить их с соглашением. В этом случае необходимо направить им уведомление почтой не позднее чем за два месяца, а подпишутся под соглашением при выходе на работу. Какие варианты ещё есть?

Нормативное регулирование

Самым важным документом, устанавливающим необходимость документирования трудовых отношений, является Трудовой кодекс. В частности, ст. 67 ТК РФ обязывает заключить трудовой договор в письменной форме, ст. 66 ТК РФ требует вести на каждого работника трудовую книжку, ряд статей говорит о необходимости издания приказов (ст. ст. 68, 84.1, 193 и др.).

Для издания приказов работодателю – индивидуальному предпринимателю следует пользоваться Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате” (далее – Постановление N 1). Существует мнение, что раз в п. 2 данного документа ничего не говорится об индивидуальных предпринимателях (только об организациях), то и применять его не стоит. Мы бы поспорили с данным мнением. Постановление принято в 2004 г., а изменения в ТК РФ, внесенные Федеральным законом N 90-ФЗ, распространили общие нормы трудового законодательства и на индивидуальных предпринимателей. В частности, с 2006 г. индивидуальный предприниматель должен вести трудовые книжки и оформлять многие кадровые документы, о которых раньше он и не думал (например, правила внутреннего трудового распорядка или график отпусков). Поэтому мы рекомендуем пользоваться данным Постановлением, тем самым облегчить себе жизнь и не ломать голову, как издать тот или иной приказ.

Например, в Постановлении N 1 предприниматель найдет формы приказов:

– о приеме на работу (N N Т-1, Т-1а);

– о переводе на другую работу (N N Т-5, Т-5а);

– о предоставлении отпуска (N N Т-6, Т-6а);

– о направлении в командировку (N N Т-9, Т-9а);

– о поощрении (N N Т-11, Т-11а);

– о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) (N N Т-8, Т-8а).

Кроме этого, данным Постановлением необходимо пользоваться, составляя штатное расписание, график отпусков, оформляя направление работника в командировку и заполняя личную карточку.

Для заполнения трудовых книжек стоит обратиться к Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (далее – Постановление N 225) и Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” (далее – Постановление N 69).

На основании Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 “Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации” индивидуальный предприниматель будет обрабатывать персональные данные своих сотрудников.

Возможно, пригодится и Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ “О коммерческой тайне”, чтобы определить перечень данных, составляющих коммерческую тайну, и список сотрудников, ответственных за доступ к ней.

Кроме вышеназванных нормативных актов, можно пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000.

Локальные нормативные акты

Раньше локальные акты разрабатывались и принимались только работодателями – юридическими лицами. Но с 2006 г. индивидуальные предприниматели как работодатели в целях организации труда, управления персоналом могут принимать локальные акты тоже.

Давайте определим, что же такое локальный нормативный акт. Статья 8 ТК РФ говорит, что работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее – локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. При этом в некоторых случаях принятия локального нормативного акта работодатель должен учитывать мнение представительного органа работников, а в некоторых – согласовывать с ним.

Статья 12 ТК РФ устанавливает правила вступления в силу локальных актов работодателя. В частности, сказано, что локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи:

– с истечением срока действия;

– с отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;

– со вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленными локальным нормативным актом).

Состав кадровой документации

Все документы, которые регулируют трудовые отношения у индивидуального предпринимателя, можно поделить на несколько групп. К одной из них относятся как раз локальные нормативные акты. Назовем их:

– правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189 ТК РФ);

– коллективный договор (гл. 7 ТК РФ);

– положение о защите персональных данных работников (ст. ст. 86 – 88 ТК РФ);

– положение об оплате труда;

– некоторые другие положения (например, о структурных подразделениях);

– должностные инструкции (в ТК РФ не содержится упоминания о данном документе, но без него невозможно проведение аттестации работников (иначе увольнение в связи с неудовлетворительным результатом испытания будет признано незаконным), прием по конкурсу (для обоснования предпочтения того или иного кандидата);

Читайте также:  Как назвать канал на Ютубе

– положение и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

С данными документами перед заключением трудового договора индивидуальный предприниматель в силу ст. 68 ТК РФ должен ознакомить работника под роспись и зафиксировать это. Все работодатели делают это по-разному, некоторые на последней странице трудового договора просят работника написать: “До подписания трудового договора с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными актами ознакомлен”. Считаем, что данный вариант не совсем корректен, так как работник в любое время скажет, что никто ему никаких документов для ознакомления не давал. Поэтому рекомендуем к каждому локальному акту сделать лист ознакомления, в котором после прочтения работник будет ставить свою подпись.

Следующая группа кадровых документов – организационные документы. В данную группу в основном относятся всевозможные журналы (учета или регистрации) и некоторые другие документы:

– журнал учета трудовых договоров (необходим для упорядочения информации о вновь принятых работниках);

– журнал учета приказов по личному составу (необходим для правильной нумерации кадровых приказов. Если численность работников предпринимателя небольшая, можно завести один журнал, если же значительная – рекомендуем для каждого вида приказов вести отдельный журнал);

– журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (необходимо вести в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н “Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы”. Этим же Приказом утверждены формы названных журналов);

Обратите внимание! Все журналы нужно прошнуровать, пронумеровать и скрепить подписью предпринимателя.

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (необходима в силу Постановления N 225. Поможет при разрешении трудовых споров, связанных с увольнением и выдачей трудовой книжки в последний рабочий день);

– приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (необходима для отражения всех операций, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серийного номера документов);

– табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы <4> (ведется в силу ст. 91 ТК РФ для учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником);

– штатное расписание (необходимо в силу ст. 57 ТК РФ, а также для закрепления штатной структуры и размера оплаты труда по каждой должности);

– график отпусков (необходимо вести в силу ст. 123 ТК РФ для установления очередности предоставления оплачиваемых отпусков);

– график сменности (при наличии у индивидуального предпринимателя сменного режима работы (ст. 103 ТК РФ)).

И последняя группа кадровых документов – документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений. К ним относятся:

– трудовой договор (в силу ст. 67 ТК РФ заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При этом работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Особенности заключения, расторжения и изменения условий трудового договора предусмотрены ст. ст. 56 – 84.1 ТК РФ);

– приказы по личному составу (формы утверждены Постановлением N 1. В их число входят приказы о приеме, переводе, увольнении и пр.);

– личная карточка (заполняется на основании приказа о приеме на работу, трудового договора и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ: паспорта, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета и документов об образовании);

– трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ установлено, что работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Порядок ведения и заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225);

– документы для направления работника в командировку (в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” работники могут направляться в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Цель командировки определяется предпринимателем и указывается в служебном задании (форма N Т-10а). Затем оформляется командировочное удостоверение (форма N Т-10), подтверждающее срок пребывания в командировке);

– иные документы (заявления, объяснительные, акты и др.).

Это далеко не полный перечень кадровых документов, предприниматель может разработать и иные. Тем не менее большинство из перечисленных документов обязательны для составления в любой организации, в том числе для индивидуального предпринимателя.

О составлении приказов

Если предприниматель решил не пользоваться унифицированными формами некоторых документов по учету труда и его оплате, утвержденными Постановлением N 1, или форма необходимого приказа не предусмотрена (например, при изменении биографических данных работника), рекомендуем придерживаться следующего порядка оформления.

Составляя приказ, необходимо помнить об обязательных реквизитах, которые придадут ему юридическую силу. Состав реквизитов и правильность их оформления установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Читайте также:  ДОСТОВЕРНОСТЬ это что такое ДОСТОВЕРНОСТЬ: определение

Фамилию, имя и отчество работника необходимо указывать полностью, а наименование должности, специальности или профессии – в точном соответствии со штатным расписанием.

Формулировка приказа обязательно должна соответствовать формулировкам ТК РФ или иных федеральных законов, со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи.

После подписания индивидуальным предпринимателем приказа его необходимо довести до сведения работника под роспись в течение трех дней с момента издания приказа.

Что еще нужно сделать предпринимателю как работодателю?

Итак, вы приняли работника на работу. Заключили с ним трудовой договор, оформили необходимые документы (приказ, личную карточку и т.д.), заполнили трудовую книжку.

Раньше индивидуальный предприниматель, не применяющий специальные налоговые режимы, при выплатах в пользу физических лиц, работающих по трудовым договорам, становился плательщиком ЕСН. С 2010 г. с принятием Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования” ЕСН отменен и все предприниматели будут уплачивать страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС и ТФОМС.

Когда индивидуальный предприниматель впервые принимает на работу сотрудников, ему необходимо в срок не позднее 10 дней со дня заключения с первым из нанимаемых работников трудового договора либо соответствующего гражданско-правового договора, согласно условиям которого страхователь обязан уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, зарегистрироваться в качестве страхователя в региональном отделении ФСС (филиале регионального отделения Фонда) по месту жительства. Этого требует Порядок регистрации в качестве страхователей юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц в исполнительных органах Фонда социального страхования Российской Федерации, утвержденный Постановлением ФСС РФ от 23.03.2004 N 27. Для регистрации в качестве страхователя физическое лицо, зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, одновременно с заявлением предъявляет паспорт и представляет копии следующих документов:

– свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;

– свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

– трудовых книжек нанимаемых им работников;

– гражданско-правовых договоров при наличии в них условий о том, что страхователь обязан уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за указанных лиц.

Зарегистрироваться нужно не только в ФСС, но и в ПФР. В соответствии с п. 21 Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации страхователей, производящих выплаты физическим лицам, физические лица – работодатели регистрируются в качестве страхователей в территориальных органах ПФР по месту своего жительства (в случае осуществления нотариусами, занимающимися частной практикой, деятельности не по месту их жительства – по месту осуществления этой деятельности) в срок не позднее 30 дней со дня заключения трудовых договоров. Для этого предприниматель должен представить вместе с заявлением копии следующих документов:

– свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя или лицензии на осуществление определенных видов деятельности;

– документов, удостоверяющих личность страхователя и подтверждающих регистрацию по месту жительства;

– свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории РФ (при наличии);

– документов, подтверждающих наличие у физического лица обязанности уплачивать страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (трудовой договор, договор гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, авторский договор и др.).

Поскольку своим работникам предприниматель будет оформлять полис обязательного медицинского страхования, ему необходимо встать на учет и в ТФОМС.

На основании п. 10 Правил регистрации страхователей в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании работодатель в срок не позднее 30 дней с даты заключения трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются налоги в части, подлежащей зачислению в фонды ОМС, должен зарегистрироваться в качестве страхователя. К заявлению на регистрацию индивидуальный предприниматель должен приложить копии:

– трудового или гражданско-правового договора;

– документов, удостоверяющих личность страхователя и его регистрацию по месту жительства.

Ответственность предпринимателя

В заключение статьи хотелось бы отметить, что государственный контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства осуществляют Федеральная инспекция труда (Роструд) и ее территориальные подразделения. Первым делом при проведении проверок инспекторы запрашивают:

– правила внутреннего трудового распорядка;

– штатное расписание;

– график отпусков;

– должностные инструкции и инструкции по охране труда;

– трудовые договоры;

– разные приказы по личному составу.

Но далеко не всегда инспекторы запрашивают все кадровые документы сразу. Перечень необходимых документов для проведения контрольно-надзорных мероприятий определяется предметом проверки. Пунктом 11 ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля” установлено, что при проведении документарной проверки инспектор не вправе требовать у индивидуального предпринимателя сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки.

Рекомендуем во избежание споров с контролирующими органами вести кадровую документацию надлежащим образом (своевременно оформлять трудовые договоры, приказы, делать записи в трудовых книжках, составлять график отпусков и пр.). Иначе инспекторы могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и наложить на индивидуального предпринимателя административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб., а то и административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Источники

  • http://thebestsecretary.ru/?p=3145
  • https://buhproffi.ru/dokumenty/lokalnye-normativnye-akty.html
  • https://www.kdelo.ru/qa/116364-kak-pravilno-vnesti-izmeneniya-v-lokalnye-normativnye-akty-i-oznakomit-sotrudnikov
  • http://www.pravowed.ru/weekly/2010/10/16

[свернуть]
Помогла статья? Оцените её
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд
Загрузка...