Как вшивается и заполняется вкладыш в трудовую книжку (образец)

Как выглядит вкладыш

Содержание:

Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет серию и номер. Для избегания подделок существует специальная степень защиты. Вот так выглядят вкладыши, использовавшиеся раньше и применяемые сейчас:

Когда был выпущен

Серия

Внешний вид

1974 год

AT-I

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1974 года
Образец вкладыша в трудовую книжку 1974 года

1981 год

AT-II

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1981 года
Образец вкладыша в трудовую книжку 1981 года

1988 год

AT-III

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1988 года
Образец вкладыша в трудовую книжку 1988 года

1995 год

AT-IV

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1995 года
Образец вкладыша в трудовую книжку 1995 года

2004 год (используются и сейчас)

BT

 Образец вкладыша в трудовую книжку 2004 года
Образец вкладыша в трудовую книжку 2004 года

2010 год (последняя форма вкладышей, является действующей)

BT-I

 Образец вкладыша в трудовую книжку 2010 года
Образец вкладыша в трудовую книжку 2010 года

Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 года четко регламентирует, как именно заполняются вкладыши. Одним из обязательных условий является запись «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которой выглядит следующим образом:

Образец записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку
Образец записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку

Без этой записи даже вшитый в трудовую книжку вкладыш является недействительным. Ответственное лицо должно следить и за наличием бланков строгой отчетности, ведь в течение 5 дней должны вноситься записи о награждениях, поощрениях, кадровых перестановках.

Если не проставлен штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которого представлен выше, вкладыш не является действительным. Если в организации такого штампа нет, то его следует заказать, а такую запись сделать от руки.

Нельзя недооценивать значимость вкладышей. Они являются таким же серьезным документом, как и сама трудовая книжка. Отказать человеку в приеме на работу из-за отсутствия этого бланка строгой отчетности нельзя. Это может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до разбора ситуации через трудовую инспекцию, суд или прокуратуру.

Особенности вкладыша

Любой бланк строгой отчетности имеет свои элементы защиты. Как выглядит вкладыш в трудовую книжку теперь понятно, а его основные характеристики таковы:

  • 36 страниц для внесения информации;
  • обложка выполнена из картона;
  • формат 88 на 125 миллиметров;
  • имеет серию и номер;
  • титульный лист почти такой же, как и у трудовой;
  • графы во вкладыше совпадают с графами в самой трудовой книжке.

Приобретать эти бланки строгой отчетности могут только сами работодатели. Требовать или принимать их от работников строго запрещается. Все они выпускаются Гознаком Минфина РФ. Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения – все это регламентируется тем же Постановлением Минтруда РФ.

Условия выдачи вкладышей

Руководитель организации может осуществлять выдачу вкладышей одним из следующих способов:

  • Безвозмездно. Расходы в этом случае несет сам работодатель (пункты 44 и 48 Правил, утвержденных Правительством РФ, №225 от 16.04.2003).
  • Взимая с работника компенсацию, равную стоимости бланка в момент его приобретения (пункт 47 тех же Правил).
  • Компенсация части стоимости вкладыша работодателем, а оставшейся части – работником. Для этого потребуется особый приказ.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей, а не сотрудников. Гражданину не стоит беспокоиться об этом, искать бланки строгой отчетности самостоятельно – их все равно не примут. Наиболее частый вопрос кадровых специалистов: «Как оформить вкладыш в трудовую книжку?». Образец заполнения данных упростит эту задачу:

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку
Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш является продолжением трудовой книжки. Титульные листы документов должны быть идентичными. Требования к обоим бланкам отчетности одинаковы. Работодатель обязан им следовать.

Нумерация

Внутренне вкладыш выглядит как трудовая книжка. В обоих документах одинаковые разделы и графы. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку подтверждает, что нумерация во вкладыше начинается не с начала. Первая запись в конкретном разделе должна иметь номер на единицу больше, чем номер последней записи в трудовой книжке.

Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.

Проставление штампа

Вкладыш является недействительным без его оформления, произвести которое можно одним из следующих способов:

  • поставить штамп и указать номер и серию вкладыша;
  • сделать запись о выдаче вкладыша вручную, указав его номер и серию.

Оба варианта сделают бланк строгой отчетности действительным. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку выглядит так:

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку
Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Номер вкладыша является идентификатором, поэтому к переносу его нужно отнестись очень внимательно. Все цифры должны совпадать.

При необходимости работодатель может оформлять несколько вкладышей. Новая запись о выдаче очередного вкладыша делается на обложке, чуть ниже предыдущей записи.

Как правильно исправить ошибку

Никто не застрахован от ошибок. И если кадровый специалист понимает, как оформить вкладыш в трудовую книжку, то знать, как исправить ошибки, он может не всегда.

Любой вкладыш является действительным только после его вшивания, заполнения титульного листа, внесения записи в нужный раздел и проставления печати в самой трудовой.

Специалист кадровой службы может допустить ошибку при внесении записи на титульный лист. В этом случае его необходимо списать, составив соответствующий акт. Если же ошибка сделана при внесении номера или серии вкладыша в трудовую, то тут ответом на вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, будет следующее: сделать пометку о том, что запись была ошибочной, и внести данные заново.

Если ошибка была допущена в одном из разделов вкладыша, то исправляется она точно так, как и в трудовой книжке. Ее нельзя зачеркивать или исправлять. Просто под записью пишется, что она является недействительной (указывается порядковый номер записи). Чтобы делать все правильно, следует изучить Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, образец внесения записей и исправлений.

Внесение измененных данных

Как оформить вкладыш в трудовую книжку
Как оформить вкладыш в трудовую книжку
Трудовая книжка выдается человеку единожды. С течением времени некоторая информация о нем может измениться (смена фамилии, получение образования, повышение квалификации). Существуют определенные правила оформления вкладыша в трудовую книжку, согласно которым информация в нем должна быть актуальной.

Чтобы убедиться, что все изменения учтены, стоит перед выдачей и заполнением вкладыша дать работнику заполнить анкету. Исходя из указанных данных, можно будет определить произошедшие изменения, понять, как их отобразить при заполнении вкладыша. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку устанавливают, что титульные листы этих двух документов должны быть идентичными.

Если у работника изменилась фамилия, образование или что-то еще, то необходимо потребовать подтверждающие документы, вшить их копии в личное дело, а потом внести изменения в трудовую книжку, во вкладыш записать обновленные данные.

Есть ли альтернатива вкладышу

Вкладыш является единственно возможным способом продолжить ведение трудовой книжки. Кадровый специалист не должен:

  • использовать новую трудовую книжку для продолжения ведения старого бланка;
  • вклеивать в трудовую книжку дополнительные листы;
  • заменять название раздела «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» зачеркиванием и дописыванием слов.
Читайте также:  Как сделать анализ чувствительности инвестиционного проекта

Только использование вкладыша является верным выходом из ситуации.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Когда записывать информацию о работе или награждениях работника уже некуда, у работодателя или специалиста кадровой службы возникает вопрос, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Для проведения такой операции потребуются следующие инструменты:

  • трудовая книжка, в которую требуется вшить вкладыш;
  • вкладыш;
  • иголка (лучше брать не тонкую иглу);
  • нитки (брать тонкие нитки не рекомендуется, они не гарантируют прочного вшивания вкладыша, лучше воспользоваться суровыми нитками);
  • ножницы;
  • шило (оно потребуется для проделывания отверстий);
  • специальный штамп «Выдан вкладыш».

Законодательство не регламентирует, как вшивается вкладыш в трудовую книжку, образец правильного вшивания отсутствует. Но есть определенные правила, которых следует придерживаться:

  • вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке;
  • простое хранение трудовой книжки и вложенного в него вкладыша не допускается;
  • вкладыш нельзя вклеивать или присоединять к трудовой книжке скрепками.

Такая строгость не случайна. Именно вшивание обеспечивает надежное скрепление. Это является гарантией, что вкладыш не выпадет, не потеряется. Фото «как пришить вкладыш в трудовую книжку» позволит сориентироваться, куда лучше всего его прикреплять.

Фото «как пришить вкладыш в трудовую книжку»
Фото «как пришить вкладыш в трудовую книжку»

Если вкладыш просто вложен в трудовую книжку, то он является недействительным. Трудовая книжка и вкладыш должны быть единым целым.

Куда вшивать вкладыш

Законодательство не регламентирует и то, куда именно вшивается новый бланк. Это позволяет располагать его в начале, конце или середине трудовой книжки. Наиболее удобным с технической точки зрения вариантом является середина. Но если подшить вкладыш в трудовую книжку именно туда, то это разделит записи на две части.

Кадровые специалисты обычно вшивают вкладыш в конец трудовой книжки. Это сохраняет единство всех записей. Но и вшивание в начало не является нарушением. Поэтому ответственное лицо или руководитель может принимать решение относительно документов своих работников, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку.

Инструкция по вшиванию вкладыша

Вооружившись всеми необходимыми инструментами, кадровый специалист или другое ответственное лицо может переходить непосредственно к процедуре вшивания вкладыша. Действовать необходимо в следующем порядке:

  • Нужно сделать проколы в самом вкладыше. Делать это следует шилом, чтобы не повредить книжку и сохранить ее внешний вид. Законодательство не регламентирует количество проколов. Для надежного скрепления лучше делать 4 или 5. Первый прокол делается посередине вкладыша, а уже потом проделываются остальные отверстия.
  • После этого вкладыш в развернутом виде прикладывается в ту часть трудовой книжки, куда он будет вшиваться. Делать проколы нужно аккуратно, чтобы не повредить бланки строгой отчетности и не сделать дырки в записях. Проколы должны располагаться у самого переплета.
  • Нитки вставляются в иголку. Лучше использовать толстые нитки, они не разорвутся, не сотрутся. После вкладыш пришивается к трудовой книжке. Количество стежков не ограничено. Пришивать следует так, как сшиваются внутренние приказы в отдельные книги. В конце нитка обрезается, а ее концы прочно привязываются. Это обеспечит прочное прилегание вкладыша к трудовой книжке. Кончики ниток необходимо обрезать.

В некоторых организациях есть специальные швейные машинки, предназначенные для скрепления документов. Они имеют широкий шаг стежка. Их можно использовать для вшивания вкладыша, закрепив нитки в самом конце.

Проставление штампа

Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
На этом процедура вшивания будет закончена. Но вкладыш еще не будет являться действительным. На титульном листе или обложке трудовой книжки (вначале, а не в конце) проставляется специальный штамп «Выдан вкладыш». Его обязан иметь каждый работодатель. Изготовить его самостоятельно не получится, придется заказывать.

Если штампа в организации нет, а вшить вкладыш нужно срочно, то запись «Выдан вкладыш» можно написать от руки. Это не сделает документ недействительным. Кроме надписи указывается номер и серия прикрепленного вкладыша.

Процедура стандартна для любого кадрового специалиста. А такое детальное рассмотрение поможет надолго запомнить, как подшить вкладыш в трудовую книжку, фото или видео сделает процесс еще более наглядным и понятным.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки

ТК РФ четко устанавливает порядок использования трудовых книжек и вкладышей. И если первый бланк строгой отчетности сам по себе является действительным, то как дела обстоят с вкладышем? Можно ли предъявлять его отдельно?

Работодатели, кадровые специалисты или сами работники могут задаться вопросом, а действителен ли вкладыш без трудовой книжки? Правила и Инструкции по заполнению этих документов констатируют, что использование вкладыша без трудовой книжки невозможно. Сам по себе он не имеет никакой силы и не может быть принят к рассмотрению.

В ТК РФ прописано, что руководитель, кадровый специалист или иное ответственное лицо не может только при наличии вкладыша совершать следующие действия:

  • принимать человека на работу;
  • увольнять;
  • делать записи во вкладыше;
  • совершать иные действия с вкладышем.

Документ может быть принят и использован, если он вшит в трудовую книжку, на титульном листе или обложке которой сделана запись, свидетельствующая о регистрации вкладыша.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку образец

Иногда на предприятиях требуют написать заявление на вкладыш в трудовую книжку, образец которого позволяет заполнить документ правильно. Установленной законом формы такого заявления нет, но в организации она имеет место быть.

Не всегда при выдаче вкладыша требуется писать заявление. Если сам работодатель об этом сотрудника не просит, то проявлять свою инициативу не нужно. Требование написать заявление на вкладыш в трудовую книжку может быть связано со следующими ситуациями:

  • Работодатель вычтет из заработной платы своего работника стоимость трудовой книжки. Письменное заявление станет основанием для совершения таких действий. Без него вычесть средства нельзя, это будет незаконно.
  • Заявление необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка. Документ в этом случае станет еще одной формой учета и контроля вкладышей и трудовых книжек. Они являются бланками строгой отчетности, их использование должно быть обоснованным. Даже при порче вкладыша составляется акт списания.

Бывают ситуации, когда работник настаивает на написании заявления сам. Отказывать ему в этом случае не нужно. После принятия заявления его следует вшить в личное дело, выдать вкладыш.

Правила заполнения

Форма этого документа утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. N 225 “О трудовых книжках”, а правила заполнения рассматриваются в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.03 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Частый вопрос – как заполнить вкладыш в трудовую книжку. Образец смотрите здесь:

 

Перечислим основные правила:

  1. Документ заполняется работодателем, который должен внести запись в ТК.

  2. На титульнике указывается дата заполнения.    

  3. Вносятся актуальные данные о работнике.

  4. Под записями ставится подпись кадровика и печать компании.

  5. Предельное количество таких вставных страниц Правилами не оговорено.

Затем его подшивают к ТК. На первой странице проставляется штамп «Выдан вкладыш». Указываются реквизиты вставного листа.  Штамп можно заменить рукописной записью. Место штампа не оговорено правилами, но он должен ставиться так, чтобы записи были понятны и информация с оттиска была читаема.  

“Выдан вкладыш в трудовую книжку” – запись, образец-картинка:

 

Если свободное для записей место закончилось, и необходим вкладыш в трудовую книжку – кто должен покупать его? Бланк покупает и учитывает у себя работодатель. Стоимость бланка вычитается из  зарплаты работника (о чем его нужно предварительно предупредить).

Как вшить вставной лист в бланк?

Вшить такой вставной лист правильнее всего в конце под обложку, хотя это и не оговорено регламентом.

Он вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Затем шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни, тем более, сургучом не требуется.

Читайте также:  Процент ставки по ипотеке для россиян в США

Какие ошибки встречаются при заполнении документа?

Не допускается:

  • Отрывать обложку (он должен быть пришит к ТК в том виде, в котором приобретается).

  • Исправлять ошибки при первичном заполнении (нужно брать новый бланк и менять его номер в самой ТК). В дальнейшем исправления на вставных листах  вносятся так же, как и в основной бланк.

  • Вклеивать новый бланк ТК в закончившуюся старую. Выдача новой ТК взамен закончившейся законодательством не предусмотрена.

  • Подшивать или приклеивать в ТК чистые листы.

  • Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на  слово «работе».

ВАЖНО! 

  1. Без ТК сам по себе вставной лист, даже с подписями и печатями, недействителен.

  2. Нумерация во вкладыше в трудовую книжку (образец ниже) не начинается с первой страницы, а продолжает уже начатую в ТК.    

  3. Можно переносить запись с ТК на вклеиваемый лист с того места, на котором она оборвалась.

  4. Изменение данных работника обязательно проводится по всем страницам ТК, включая вклеенные.

  5. Документ непременно надо зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек, указав его серии и номера.

Что это такое?

Что это такое?
Вкладыш в трудовую – это документ, в котором продолжает учитываться стаж работника после того как его трудовая завершена, то есть в графе внесения сведений о работе сделана очередная запись, после которой места для внесения следующей – не осталось. В этой ситуации недопустимо:

  1. Зачёркивать наименование графы «Сведения о поощрениях (награждениях)», переименовывать её в сведения о работе и продолжать вносить записи.
  2. Вклеивать чистые листы из бланков трудовых и продолжать вносить записи.
  3. Заводить новую трудовую и продолжать вносить записи. Прочитайте статью о том, почему не может быть 2 трудовые книжки.

Недопустимы также аналогичные варианты продолжения внесения сведений о трудовой деятельности работника. Единственно верным, правомочным вариантом действий в такой ситуации является подшивка вкладыша в ТК. Иные действия кадровика могут поставить под сомнение подлинность трудовой книжки в целом, с вытекающими из этого правовыми последствиями.

Соответственно, если вы индивидуальный предприниматель, руководитель организации, главный бухгалтер, руководитель (сотрудник) отдела кадров или уполномоченное приказом руководителя лицо (см. тут), ответственное за ведение трудовых – контролируйте наличие вкладышей. Имейте в виду, что чистые бланки вкладышей должны быть в наличии всегда, также как и бланки ТК.

Зачем и для чего он нужен?

Зачем и для чего он нужен?
Наличие вкладыша является необходимостью, ведь если к вам поступит на работу сотрудник, у которого не осталось места для внесения очередной записи – вы не сможете её внести. Но в соответствии с Правилами (№ 225), внести запись работодатель обязан не позднее 5 дней с момента вступления работника в должность.

Естественно, возникнет нарушение, которого вы не сможете избежать. А если вы без всяких оснований откажете работнику в приёме, то могут возникнуть иные нелицеприятные результаты:

  1. Вы потеряете хорошего специалиста из-за собственной непредусмотрительности.
  2. Отказав работнику, вы можете наткнуться на рассмотрение ситуации неправомерного отказа в трудовой инспекции, в прокуратуре или суде.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что вкладыш – это далеко не мелочь в кадровом делопроизводстве.

Его наличие может восприниматься как должное, которому не придаётся серьёзного значения. А его отсутствие может привести к неприятным последствиям.

Внешний вид вкладыша отличается от трудовой, в частности, бланк этого документа имеет следующие характеристики:

  • 36 страниц;
  • картонную обложку;
  • формат 88х125 мм;
  • с элементами защиты.

Титульный лист напоминает титульный трудовой, а внутри все графы полностью совпадают с графами в ТК.

Приобретение бланка вкладыша

Бланки вкладышей, как и бланки трудовых могут приобретать только работодатели юридические лица.

Работодателю непозволительно:

  1. Принимать от работника чистый бланк вкладыша.
  2. Требовать от него чистый бланк вкладыша.

Каждый специалист, имеющий отношение к кадровой работе должен понимать, что бланки вкладышей, как и бланки трудовых – документ строгой отчётности. Вкладыш может быть приобретён у посредников, специализирующихся на реализации продукции, выпускаемой Гознаком Минфина РФ, имеющих специальную доверенность на её реализацию, с указанием серийных номеров книжек или вкладышей.

Такие фирмы должны иметь лицензию и сертификат, подтверждающие правомочность совершаемых ими сделок. В других местах их приобретение может привести к серьёзным проблемам, вплоть до постановки вопроса о подделке трудовых.

Бланки вкладышей приобретаются организацией по договору с компаниями распространителями. Лицо, осуществляющее их приобретение в организации, должно быть обеспечено доверенностью.

После их приобретения бланки хранятся в бухгалтерии или у уполномоченного за ведение трудовых, лица. Бухгалтерия, после внесения приобретённых бланков в реестр приходно-расходной книги, передаёт их в работу под расписку лица, ведущего записи трудовых.

Правила оформления вкладыша
Каждая организация, выдавая вкладыш работнику, опирается на Правила, утверждённые на правительственном уровне от 16.04.2003 г. за № 225. Работодатель имеет право на следующие условия их выдачи:

  1. Выдать безвозмездно, принимая расходы на приобретение под свою ответственность, в соответствии с п.п.44 и 48 Правил.
  2. Взимая соразмерную компенсацию, не превышающую стоимость бланка, на основании п.47.

Если ко времени внесения записи во вкладыш, бланки у продавцов продукции выросли в цене, работодатель имеет право взимать плату лишь равную той, которую оплатил при приобретении именно этого бланка. Завышение стоимости, указанной в накладной на приобретение бланка будет являться грубым нарушением.

Можно компенсировать часть стоимости бланка, тогда сотрудник будет выплачивать его неполную стоимость. Но этот момент нужно оформить особым приказом. При условии его оглашения, он может стать интересным и не обременительным для работодателя, маркетинговым ходом.

Оформление вкладыша: пошаговая инструкция внесения записи

Оформление вкладыша
Вопрос о необходимости подшивки вкладыша в книжку может возникнуть:

  • у работника при трудоустройстве;
  • у кадровика;
  • у работодателя.

Чтобы понять, где взять вкладыш и кто должен его покупать, т.е. оплачивать, знайте что наличие записи в трудовой – это ответственность работодателя. Поэтому трудоустраивающемуся нет нужды проявлять беспокойство, суетливость в отношении необходимости вкладыша, а также — переживать по этому поводу.

Именно работодатель обязан внести запись в ТК, а также решить – каким образом это удобно сделать. Он может предложить варианты того, как заказать вкладыш:

  1. Выплатить стоимость бланка вкладыша по накладной наличными.
  2. Написать заявление на предоставление вкладыша в книжку.

Оба действия будут правомерными, кроме этого он может без объяснений принять трудовую книжку и подшить вкладыш, не требуя оплаты и не посвящая работника в нюансы кадровых операций.

Нужны ли заявления?

Нужны ли заявления?
Если работника попросили написать заявление на предоставление вкладыша, значит, работодатель вычтет из его заработной платы стоимость бланка. Дело в том, что работодатель или бухгалтерия не имеют права производить вычеты из суммы заработной платы без заявления или иной письменной просьбы работника.

Возможно также, что на предприятии заявления на выдачу вкладышей и ТК являются дополнительной формой учёта и контроля этих бланков, что также имеет смысл.

Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя, но может быть передано главному бухгалтеру, бухгалтеру или работнику кадрового отдела. В заявлении высказывается просьба:

  1. О выдаче бланка вкладыша для заполнения сведений о работе.
  2. О вычете суммы оплаты за бланк из заработка.

Если предложение написать заявление со стороны работодателя или уполномоченного лица не поступило, работнику выступать с инициативой написания заявления не следует. Но при условии, что он на этом настаивает – отказ со стороны работодателя окажется неправомерным. В таком случае вкладыш нужно выдать по заявлению, а заявление подшить в личное дело.

Вполне возможно, что на предшествующем месте работы он писал заявление в отношении каких-либо документов, а работодатель убедил его в том, что так должно быть в соответствии с нормативами.

Читайте также:  Раковые фермы в россии

Если вы предоставляете работу гражданам или ведёте записи трудовых, имейте в виду, что работники могут навязывать своё мнение, так как они полагают себя сведущими и информированными во многих вопросах.

В непринципиальных ситуациях с ними лучше не вступать в спор, иначе они потребуют пространных объяснений о структуре вашего кадрового делопроизводства.

А вступать в полемику по этому поводу с подчинёнными – неэффективно. Все ваши действия в глазах работника должны выглядеть действиями компетентного лица. А по сути – они должны таковыми являться.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку — образец.

Как правильно заполнять?

Как правильно заполнять?
Заполнение вкладыша осуществляется в контексте продолжения внесения сведений в ТК. Имейте в виду, что это один и тот же документ. Вкладыш без трудовой является недействительным. Поэтому главное правило и цель заполнения вкладыша – это перенесение в него сведений из трудовой. Для этого записи титульного листа вкладыша должны полностью соответствовать сведениям на титульном листе книжки.

Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения ТК. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек. Ниже вы можете увидеть пример.

Пример заполнения

Вкладыш в трудовую книжку, как оформить — образец.

Пустой бланк.

Нумерация или порядковый номер

Важную роль играет нумерация. Обратите внимание на то, чтобы порядковый номер первой записи во вкладыше был на единицу больше, чем последний порядковый номер в книжке. То есть очерёдность порядковых номеров продолжает соблюдаться, а вносимые сведения продолжают те, которые внесены в трудовую.

В комплексе должно создаваться смысловое единство всех внесённых в документ данных. Зачастую возникают ситуации, в которых последней записью в ТК является запись о приёме на работу, а запись об увольнении уже вписана во вкладыш.

Это нормальная ситуация, которая достаточно распространена.

Оформление

Оформление
Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке. Без регистрирующей записи вшитый вкладыш (см. тут как вшить вкладыш) является недействительным. Производится оформление двумя способами:

  1. Проставлением штампа: «выдан вкладыш».
  2. Внесением записи о том, что вкладыш выдан.

Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную. И штамп, и запись ставятся на одном и том же месте: в правом верхнем углу на титульном листе трудовой. В целом оформление выглядит следующим образом:

  1. Ставится штамп или делается запись «выдан вкладыш».
  2. Ниже указывается серия и номер вкладыша.
  3. В конце трудовой – между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш.

Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе ТК. Так что переносить его нужно очень внимательно, тщательно выверяя каждую букву и цифру. Количество вкладышей, которые могут выдаваться работнику – не ограничено. Соответственно, если в обозначенном месте уже существует отметка о выдаче вкладыша, делайте новую отметку чуть ниже.

Ошибки: как правильно исправить?

Ошибки
Обратите внимание на важность соблюдения следующего алгоритма действий при оформлении вкладыша:

  1. Вкладыш заполняется полностью – титульный лист и запись.
  2. Внесённые сведения перепроверяются, сведения на титульном листе должны полностью совпадать с данными титульного листа трудовой, номера записей идти по порядку, а запись должна быть внесена корректно.
  3. На титульном листе трудовой нужно внести сведения о выдаче вкладыша (в верхнем правом углу), то есть сделать отметку о выдаче и поставить серию и номер.
  4. Подшить вкладыш.

Этот алгоритм важен во избежание допущения и исправления ошибок. Если при заполнении вкладыша на его титульном листе или при внесении записи допущена ошибка, то в соответствии с Правилами (№ 225), он списывается актом и уничтожается.

Обратите внимание, если чистый вкладыш будет подшит и на титульном листе трудовой будет внесён его идентификационный номер – придётся исправлять ошибку на титульном, вырывать (изымать) вкладыш. Эти действия работник может попытаться квалифицировать как порча документа.

Поэтому подшивать и вносить запись о выдаче целесообразно только после заполнения вкладыша. Этот момент касается первичного его заполнения.

После того как вкладыш благополучно подшит и первая запись внесена в него без ошибок, его заполнение продолжается по аналогии с заполнением трудовой, без каких-либо исключений. Он с трудовой книжкой является одним документом. Соответственно, исправление ошибок производится точно также:

  1. Если очередная запись во вкладыше была внесена ошибочно, с помарками или описками, исправлять её зачёркиванием или стиранием – недопустимо.
  2. Оставьте её в том же виде, с допущенной и не исправленной ошибкой.
  3. Под следующим порядковым номером внесите запись: « запись за номером (указать) считать недействительной».
  4. Следом за этой формулировкой, без нового порядкового номера внесите сведения правильно и аккуратно.

Особенности изменения сведений при заполнении вкладыша

Изменения во вкладыше
Прежде чем подшить вкладыш в трудовую книжку, работник пользуется много лет. Не удивительно, то в его жизни могут произойти изменения. Женщина может выйти замуж и поменять фамилию, может измениться образование, повыситься квалификация. Эти нюансы должны отражаться в трудовой владельца.

Поэтому вполне целесообразно предложить владельцу трудовой написать заявление о выдаче вкладыша. Также уместно предложить ему заполнить анкету. Это позволит вам определить, какие изменения произошли, и понять, как наиболее грамотно и адекватно можно заполнить вкладыш.

Если работник закончил вуз, что не отражалось на титульном листе трудовой, во вкладыше в строке «образование» вы пишете «высшее». Если изменилась специальность, по которой работает гражданин, то вы имеете право указать ту специальность, по которой принимаете его на работу, при предоставлении необходимых документов.

Самое главное – обратите на фамилию владельца трудовой. Запись во вкладыше должна совпадать:

  • с паспортными данными;
  • со сведениями в ТК.

Если в паспорте и ТК разные фамилии
Если паспорт и ТК имеют разные фамилии собственника документов, то вам нужно потребовать документ, который отражает причину смены фамилии, например, свидетельство о браке. После предоставления документа, повлиявшего на изменение фамилии, вы:

  1. Снимаете копию с этого документа или предлагаете это сделать работнику.
  2. Подшиваете копию в личное дело.
  3. На основании паспорта вносите на титульный лист трудовой новую фамилию.

При изменении фамилии:

  1. На титульном листе трудовой, вам нужно аккуратно зачеркнуть старую фамилию.
  2. Ниже записать фамилию, которая актуальна на данный момент.
  3. На внутренней стороне обложки трудовой сделать запись о смене фамилии.

Запись делается следующим образом: «Фамилия изменена на (указать новую фамилию) на основании (паспорта, внести данные паспорта). Имейте в виду, что без предоставления документа, подтверждающего причину смены фамилии, принимать книжку вновь трудоустраивающегося вы не имеете права, так как он не подтвердил её подлинность.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?
Граждане, которые ведут активную трудовую деятельность, рано или поздно попадают в ситуацию, когда страницы трудовой книжки в одном из разделов заканчиваются. К этому могут привести не только частая смена работы, но и активный карьерный рост (например внутренние и внешние переводы), частые поощрения за успехи с занесением в трудовую книжку и т. д. 

Однако это не означает, что сотрудник должен прекратить трудиться или заводить новую трудовую книжку. Для этих случаев и нужен специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок вкладыш, который подшивается в трудовую книжку. 

Правила заполнения вкладыша трудовых книжек (далее Правила), регламентированы постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». 

Источники

  • https://okbuh.ru/trudovaya-knizhka/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-kak-oformit-i-vshit
  • https://clubtk.ru/kak-zapolnit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku
  • http://lawyer-consult.ru/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/vkladysh.html
  • https://nsovetnik.ru/trudovaya_knizhka/kak_pravilno_oformit_vkladysh_v_trudovuyu_knizhku/

[свернуть]
Помогла статья? Оцените её
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд
Загрузка...