Работа с онлайн кассой: инструкция по работе 2018

ККТ онлайн и отправка данных ОФД

Основной задачей перехода на онлайн кассы было ускорение и полный контроль над передачей данных в налоговую. Но только не напрямую, а через сотрудничество с оператором фискальных данных (ОФД). Перед тем, как перейти к инструкции по работе 2018, правилам работы с онлайн кассами, давайте повторим теорию. Как работает онлайн-ККТ?

  1. При сканировании или ручном вводе информации, после оплаты формируется чек;
  2. Данные из него передаются по интернету на удаленный сервер;
  3. ОФД проверяет данные и предоставляет подтверждение информации, что платеж прошел;
  4. Информация перенаправляется в налоговую службу.

После отправки данных оператору, их нельзя будет удалить или скорректировать. Информация хранится на защищенном сервере в течение минимум 5 лет.

С чего начать?

С обучения персонала. Это не сложно, работа кассира с онлайн кассой мало чем отличается от работы с обычным денежно-чековым аппаратом. Правда, работник должен поставить подпись под записью в журнале, что он в курсе, как работает ККТ и понимает степень материальной ответственности. Договор о несении таковой тоже подписывается.

Открытие смены

Торговое дело ежедневно начинается с получения сменщиком ключей от кассы, в том числе, доступ к отсеку для денег, и предназначенной для конкретной модели аппарата чековой ленты. Также кассир получает пакет с купюрами и монетами для сдачи (в этом случае чек не пробивается). Информация по открытию каждой ККТ заносится в книгу учета по форме № КО-5. При открытии печатается подобный отчет:

Совет кассиру: когда поток клиентов маленький, и вы не предскажете, что будет хотя бы одна продажа, работу онлайн кассы с 1С лучше не начинать и не отправлять отчет. Может случиться, частое получение отчетов об открытии без пробития чеков «заинтересует» органы проверки.

Выдача чека покупателю

После того, как кассир обозначил итоговую сумму, а клиент ее оплатил, касса распечатает чек о покупке. Точно как при работе с аппаратами старого образца, нужно взять напечатанный чек и вместе со сдачей передать ее клиенту. При оплате заказов в интернет-магазине, чек пересылается по предоставленной клиентом электронной почте. Иногда этим занимаются ОФД, получая от владельца кассы контакты клиентов.

Инструкция по работе с онлайн-кассами гласит, что покупатель может попросить у продавца электронный чек следующими способами:

  • Пересылкой цифровой копии на имейл;
  • Отправкой текстового подтверждения на мобильный номер телефона;
  • Через App-интерфейс в мобильном ФНС, в котором продавец, сканируя QR-код, формирует чековую копию.

У вас возникли юридические проблемы?
Нужен совет профессионального юриста?

Бенсплатные номера для консультации:

8 800 350-23-69 доб. 360
8 800 777-08-62 доб. 284
+7 (499) 653-60-72 доб. 610

 

Распространенные ситуации в работе с ККТ

Этот подраздел посвящен вопросу «Что делать, если….»

Произошел возврат товара клиентом по Закону о защите прав потребителя

Необходимо сформировать чек по признаку «Возврат прихода». Вот чем он отличается от обычного чека «Приход»:

В этом случае, отключатся и кассы. Следовательно, торговлю надо приостановить до восстановления питания. Торговля без чеков – серьезное нарушение, за которое присуждают штраф.

Чего нельзя делать при работе с онлайн-ККТ

Как и в прежние времена, нельзя начинать торговлю, не имея кассовой книги и не сформировав отчета о начале смены. Рассматривая работу с онлайн кассой пошагово, можно выделить еще 5 типичных ошибок кассира:

  1. Отсутствие специальной контрольной ленты, на которой содержатся данные о терминале;
  2. Допущение к кассе других работников, не имеющих к операциям отношения. Тем более, допущение клиентов или посторонних;
  3. Отлучка от кассы без предупреждения и закрытия смены;
  4. Оставление включенного терминала без присмотра, с открытым денежным ящиком;
  5. Хранение чаевых или личных денег в денежном ящике.

Как закрыть смену

Отработав положенное количество часов, кассир должен сдать выручку инкассатору или старшему по смене. Схема работы с онлайн кассой в 1С пошагово предусматривает следующий алгоритм закрытия смены:

  • Печать отчета о закрытии в течение первых двадцати четырех часов после открытия. По истечении суток аппарат сам прекратит печатать чеки, и нужно будет закрыть его, а потом произвести повторную процедуру открытия;
  • Автоматическое направление отчета ОФД, с информацией о кассире, количестве чеков, в том числе – недошедших до оператора;
  • Сдача выручки с пересчетом старшему кассиру или инкассатору;
  • Печать отчета о показателях счетчиков на всех кассах в конце дня.
Читайте также:  Счет 60 бухгалтерского учета: проводки, примеры, субсчета

Пример такого отчета приведен ниже:

После формирования и отправки отчета, кассы должны быть отключены от сети, ключи от них сданы в общее хранилище.

1. Общие положения

1. Кассир относится к категории технических исполнителей.

2. Требования к квалификации: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Кассир назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Кассир должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения кассовых операций;

— формы кассовых и банковских документов;

— правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг;

— порядок оформления приходных и расходных документов;

— лимиты остатков кассовой наличности, установленной для организации;

— правила обеспечения их сохранности;

— порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности;

— правила эксплуатации электронно-вычислительной техники;

— законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе кассир руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. Кассир подчиняется __________.

7. На время отсутствия кассира и (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

 

2. Должностные обязанности кассира

Кассир:

1.1 Осуществляет операции по приему, учету и выдаче денежных средств.

1.2 Получает денежные средства согласно установленным правилам для выплаты зарплат, премий и других расходов.

1.3 Передает инкассаторам денежные средства.

1.4 Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу.

1.5 Составляет кассовую отчетность.

1.6 Следит за работой кассового оборудования.

1.7 Следит за сохранностью кассовой ленты.

 

3. Права кассира

Кассир имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

 

Контроль кассовых операций банка

Внутренний контроль – это процесс, который постоянно осуществляется на каждом из уровней банковской деятельности.

Осуществляется такой контроль высшими руководящими должностями коммерческого банка. Такой вид контроля дает возможность формировать систему, обеспечивающую полную и качественную проверку деятельности коммерческого банка на всех участках.

Ответственность за создание и ведение системы внутреннего контроля банка так же возлагается на высший руководящий состав банка.

Замечание 2

Контроль над выполнением кассовых операций в банке является одним из основных направлений деятельности коммерческого банка.

Назначение системы внутрибанковского контроля состоит в следующем:

  • Проверка соответствия действующему законодательству;
  • Соответствие развития коммерческого банка его существующей стратегии;
  • Проверка уровня соответствия и точности финансовой информации кредитной организации;
  • Проверка целесообразности мероприятий по поддержанию и увеличению уровня ликвидности банка, а так же его рентабельности.

Уровень эффективности организации внутреннего контроля зависит от факторов: внешних и внутренних.

К внешним факторам относят наличие в банке необходимой нормативной базы, которая будет являться основой для создания системы внутреннего контроля в банке.

К внутренним факторам относят наличие соответствующего квалификационного уровня специалистов, которые могут точно и в короткие сроки оценить ситуацию, сложившуюся в коммерческом банке, а так же сформировать методы по минимизации или устранению рисков.

Вопрос-ответ по теме

  • Как правильно внести запись о внешнем совместительстве в трудовую книжку?
  • Надо ли выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск работнику, выполняющему обязанности отсутствующего сотрудника?
  • Как оформить совместительство инвалида?
  • Каковы последствия за прем работника, уже имеющего основное место работы?
  • Можно ли принять инвалида на три рабочих места по совместительству?

Вопрос

Ответьте пожалуйста. Если есть касса на предприятии обязателен ли кассир? Заместитель главного бухгалтера не отказывается вести кассу. Обязательно ли в этом случае оформлять совмещение или совместительство. Или просто просто дописать эти функции в трудовой договор? И обязателен ли договор о материальной ответственности?

Читайте также:  Как правильно выбрать валютную пару для торговли на Форекс

Должностные обязанности


На данную должность назначается лицо, имеющее полное среднее или средне-специальное образование, старше 18 лет. Основные обязанности:

  • Хранение и учет денежной наличности
  • Произведение расчетных операций на ККМ.
  • Ведение отчетной документации, кассовой книги
  • Определение подлинности купюр

В некоторых предприятиях практикуется выдача работником заработной платы по расчетной ведомости. Так как организация полностью доверяет сотруднику материальные средства, то он полностью ручается за их хранение, что подтверждается договором.

Любые убытки, причиненные компании по вине работника, возмещаются им в обязательном порядке, в соответствии с договором.

Виды


Виды материальной ответственности, применяемые к должности:

  1. Индивидуальная — кассир обязан сохранять доверенные ему материальные средства, представлять ежедневный отчет об их движении. В ситуации нехватки или недостачи ценностей, обязуется компенсировать убытки в индивидуальном порядке.
  2. Коллективная материальная. Действующие сотрудники предприятия обязаны сохранять в целостности предоставляемое им имущество. В случае повреждения или утраты (хищения) товара, работники возмещают недостачу компании в равных долях.

Помимо прочего, на него может налагаться административная или уголовная ответственность. Сотрудник привлекается к административной ответственности при нарушении им прописанных в контракте правил работы, которые регламентируются статьей 15.1 КоАП РФ и влекут за собой наказание в виде штрафа от 4000 до 5000, это:

  • выявление наличности в кассе свыше требуемого, по результатам кассового отчета
  • нарушения при ведении учетной документации
  • несвоевременное или неполное оприходование кассовой наличности

При хищении финансовых ценностей компании, он привлекается к уголовной ответственности, подтверждаемой статьей 160 УК РФ, и подлежит наказанию в виде штрафных санкций, назначения исправительных работ или лишения свободы.

В чем заключается?

Кассир обязан в целости сохранять имущество компании, вести отчетность в кассовом журнале (приход и расход). Работник несет обязательства возместить убыток предприятию, который произошел по его вине, в результате преднамеренных действий или пренебрежительного отношения.

Если в кассе обнаружена недостача, то он обязан возместить ее в полном размере. Взыскание недостачи производится следующим образом:

  1. Должна быть обязательно проведена проверка, устанавливающая причины возникновения недостатка средств.
  2. Работник обязан в письменном виде предоставить объяснительную записку, в которой подробно описаны причины возникшей ситуации.
  3. Он должен компенсировать убытки в течение последующего месяца, в противном случае, взыскание производится в судебном порядке.

Однако договором регламентируются случаи, когда работник освобождается от взыскания недостачи, если:

  1. Недостача возникла в результате хищения наличности другими лицами и их вина установлена.
  2. Если свободный доступ к кассе помимо кассира имеют другие сотрудники организации.
  3. Если должностное лицо выдало деньги по расходному ордеру, полученному от бухгалтера, в котором была совершена ошибка. В данной ситуации недостачу должен возместить бухгалтер.
  4. Если сотрудник вынужденно покинул рабочее место в результате обстоятельств, угрожающих его здоровью и жизни, к ним относятся стихийные бедствия, пожары, акты терроризма.

Основания и условия


Кассир должен максимально ответственно относиться к доверенным ему ценностям, а работодатель, в свою очередь, обязан обеспечить работника необходимыми условиями для сохранности средств.

Основанием для наступления ответственности является наличие убытков, в данном случае недостачи денежных средств, виной которым явились действия или бездействия работника.

Кассир привлекается к обязательству возместить причиненный им ущерб, если соблюдены следующие условия:

  1. Установление причины, которая является прямым доказательством вины работника. То есть, если установлено, что недостача явилась следствием преднамеренных действий сотрудника, или возникла по неосторожности или халатности.
  2. Противоправные действия или бездействия. Если недостаток денежных ценностей возник в результате невыполнения его прямых обязательств, регламентируемых трудовым договором. К ним относятся: несоблюдение правил хранения и передачи ценностей, ошибочное совершение кассовых операций, нарушение правил эксплуатации кассовой машины, самовольный уход с рабочего места в течение дня.
  3. Установление причинно-следственной связи между вышеперечисленными условиями, то есть доказанная вина должна являться следствием действий человека на должности.

Таким образом, кассир должен возместить ущерб, причиненный организации, если все вышеперечисленные условия имеют место быть.

Заключение договора


Договор с кассиром о материальной ответственности должен быть заключен при приеме на работу, то есть перед выдачей ему денежных средств. На период ознакомительного (стажерского) периода, работник не несет никаких обязательств, ответственным является обучающее его лицо.

Перед подписанием договора, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами распорядка, необходимыми нормами и регламентами. Работодатель подробно должен объяснить сотруднику пункты, несоблюдение которых влечет за собой наступление материальной ответственности.

Читайте также:  Можно ли зарядить алкалиновую батарейку в домашних условиях: зарядное устройство для щелочной батарейки

Работник должен самостоятельно ознакомиться с договором перед его подписанием, уточнить необходимые пункты у работодателя. Важно отметить, что договор может быть заключен только с лицами, достигшими 18 летнего возраста.

Затем, составляется акт передачи имущества, за сохранность которого, в последующем будет отвечать работник.

Контракт заключается с лицом, которое занимает должность кассира, прописанную в трудовом договоре.

Если на время отпусков больничного и других причин отсутствия кассира на работе, работодатель временно возлагает его функции на другого работника, например, продавца, то сотрудник может отказаться от подписания соглашения о полной индивидуальной ответственности кассира.


Однако, должен быть составлен временный акт о передаче имущества замещающему сотруднику.

Соглашение должно содержать следующие пункты:

  1. Предмет – перечень вверенного имущества работнику.
  2. Срок действия. Обязательно указывается дата, с которой договор вступает в силу. Срок действия может быть заключен на неопределенное время, в случае временного соглашения, прописывается дата окончания.
  3. Обязанности сторон. Работодатель должен предоставить необходимые условия для сохранения денежной наличности. Работник должен бережно относиться к предоставленному имуществу, обеспечить его сохранность и вести ежедневный учет.
  4. Наказания и штрафные санкции. Если сотрудник самостоятельно подтверждает свою вину, либо она очевидна, то он обязан возместить причиненный ущерб предприятию. При увольнении и расторжении контракта, наложенное взыскание должно быть выплачено.
  5. Ответственность сторон. Случаи, при которых работник освобождается от нее: отсутствие вины, стихийные бедствия, работодатель не предоставил необходимые условия для хранения ценностей.
  6. Порядок расторжения.
  7. Дополнительные условия.
  8. Адреса и реквизиты сторон.
  9. Дата и подпись.

Скачать образцы вы сможете ниже:

Образец договора о полной материальной ответственности кассира.

Договор о материальной ответственности кассира операциониста — образец.

Договор о материальной ответственности бухгалтера кассира — образец бланка.

Кто несет ответственность за сохранность денег

С ответственностью за сохранность денег не все однозначно. С одной стороны, кассир несет полную материальную ответственность на основании письменного договора о полной материальной ответственности. И обязан возместить работодателю прямой действительный ущерб (ст. 238, 243, 244 Трудового кодекса РФ). И даже когда работодатель не оборудовал кассу должным образом, кассиру в случае кражи приходится отдавать свои деньги. Так, в организации деньги хранили в канцелярской тумбочке со сломанным замком, который можно было открыть любыми подручными средствами. И когда наличность пропала, кассир поплатился рублем (решение районного Ефремовского суда Тульской области от 6 марта 2017 г. № 2-1833/2016 2-21/2017 по делу № 2-1833/2016).

  • Важная статья:
  • ФНС рассказала, на каких онлайн‑кассах можно работать

С другой стороны, работодатель должен обеспечить надлежащие условия для хранения имущества, которое доверило сотруднику, в том числе денег (ст. 239 Трудового кодекса РФ). Иными словами, если руководитель не создал условий для сохранности денег, кассир не несет ответственности. Например, кассир хранил деньги в письменном столе.

При ревизии выяснилось, что деньги кто-то похитил. В таком случае взыскать ущерб с кассира, несмотря на то что есть письменный договор о полной материальной ответственности, проблематично. Аргумент для суда – работодатель не обеспечил надлежащие условия для хранения (решение Арбитражного суда Ростовской области от 17 июля 2017 г. по делу № А53-34301/2016).

Нужно ли оборудовать помещение под кассу учреждения

С 2012 года мероприятия по сохранности денег при ведении кассовых операций определяет руководитель учреждения (п. 7 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть требования к оборудованию помещения кассы законодательно не регламентированы.

  • Новые разъяснения чиновников!
  • По новому исправляйте первичку – налоговики ужесточили правила
  • У чиновников изменились требования к подотчетным: как теперь считать НДФЛ и взносы
  • Кому банк заблокирует счет за НДС, чтобы угодить ЦБ

Руководитель может принять решение о том, что в учреждении не будет специального помещения для кассы. Принимать и выдавать деньги кассир будет на своем рабочем месте в кабинете с другими коллегами. А для сохранности денег руководитель купит сейф. Такой вариант возможен, если учреждение практически не работает с наличностью. Если оборот наличных большой, безопаснее выделить специальное помещение, поставить решетки на окна и установить дверь с окном для приема и выдачи денег. Такое решение закрепляют в локальном акте, например в положении о соблюдении кассовой дисциплины (см. образец).

Источники

  • https://vseofinansah.ru/kak-zarabotat/svoe-delo/rabota-s-onlajn-kassoj
  • https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-kassira
  • https://spravochnick.ru/bankovskoe_delo/kassovye_operacii_banka_i_ih_kontrol/
  • https://www.kdelo.ru/qa/132164-qqkss7-esli-est-kassa-na-predpriyatii-obyazatelen-li-kassir
  • http://lawyer-consult.ru/labor/materialnaya-otvetstvennost/kassira.html
  • https://www.glavbukh.ru/art/94042-kassa-uchrejdeniya-nujno-li-ee-oborudovat

[свернуть]
Помогла статья? Оцените её
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд
Загрузка...