Организация документооборота на предприятии: его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

цели процедуры
Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

  • Входящие. Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
  • Исходящие. Они составляются для следующих целей:
    • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
    • в виде запроса для последующего получения ответа.

    Они подготавливаются на основании внутренних документов.

  • Внутренние. Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

  • Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
  • Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
  • Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
  • Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.
этапы процесса

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

  • Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
  • Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

  • список исполнителей, то есть составителей;
  • срок исполнения;
  • перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

  • список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
  • срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
  • основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

  • Первичная обработка. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
    • обратный адрес есть только на нём;
    • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
    • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
    • на конверте имеются пометки отправителя.

    Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

  • Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
  • Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
    • внутренняя;
    • входящая;
    • исходящая;
    • конфиденциальная;
    • коммерческая.

    Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

    • для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
    • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
  • Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
    • фамилия и должность исполнителя;
    • сроки выполнения.

    Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

  • Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
  • Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
    • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
    • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
    • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

    Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

  • Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
    В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.

оформление бумаг

дела фирмы
Как составить заявление о подключении к электронному документообороту в ПФР — смотрите в этой статье.

О том, как подписывать электронной подписью документы, читайте здесь.

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Сохрани ссылку в одной из сетей:
Страницы: следующая →

1 2 3 Смотреть все

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

3

Организация документооборота

5

Прохождение и порядок исполнения
входящих документов
8

Прохождение исходящих документов

15

Прохождение внутренних документов

16

Прием и передача документов

17

Доставка документов

17

Учет объема документооборота

18

Работа с конфиденциальными
служебными документами
19

Заключение

23

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство — отрасль
деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы
с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной
речи и означал процесс решения дела:
«дело производить» – решать вопрос. В
ходе решения возникала необходимость
закрепления результата, например,
достигнутой договоренности. Для этого
издревле и создавали документы, так как
устное слово кратковременно, может быть
забыто, искажено при передаче или не
так понято. Уже в XVI в. употребляется
слово дело как собрание документов,
относящихся к какому-либо делу, вопросу.

Современное делопроизводство
включает:
• обеспечение своевременного
и правильного создания документов
(документирование);
• организацию
работы с документами (получение, передача,
обработка, учет, регистрация, контроль,
хранение, систематизация, подготовка
документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документирование — это процесс
создания и оформления документа.
Государственный стандарт определяет
документирование как «запись информации
на различных носителях по установленным
правилам».
Необходимость фиксировать
информацию появилась у людей в глубокой
древности. До нашего времени дошли
«документы» различных эпох, созданные
на глиняных табличках, бересте, каменных
стелах. Способы нанесения информации
также были разными: рисунок, графика,
письмо. В настоящее время в управленческой
практике используют главным образом
документы, созданные каким-либо способом
письма – рукописным, машинописным,
типографским, компьютерным, а также с
использованием графики, рисунка,
фотографии, звуко- и видеозаписи и на
специальном материале бумаге, кино- и
фотопленке, магнитной ленте, диске.

Изучением развития способов
документирования и носителей информации
занимается научная дисциплина—
документоведение.
Организация
работы с документами — это обеспечение
движения документов в аппарате управления,
их использования в справочных целях и
хранения.

В технологию работы с документами
входит:
• прием и первичная обработка
документов;
• их предварительное
рассмотрение и распределение;

регистрация документов;
• контроль
исполнения документов;

информационно-справочная работа;

исполнение документов;
• их отправка.

Читайте также:  Свой бизнес с нуля: 7 идей с вложениями до 1 млн руб

Таким
образом, целью курсовой работы является
рассмотрение основных этапов процесса
работы службы делопроизводства.

Организация
документооборота

Общие положения

Под документооборотом понимается
движение документов в учреждении с
момента их получения или создания до
завершения исполнения или отправки.
Документы при этом не просто передаются
из одного структурного подразделения
в другое или от исполнителя к исполнителю,
а с ними совершаются определенные
делопроизводственные операции. Правильная
организация документооборота способствует
оперативному прохождению документов
в аппарате управления, равномерной
загрузке подразделений и должностных
лиц, оказывает большое положительное
влияние на управленческий процесс в
целом.

Основными принципами организации
документооборота являются следующие:

  • прохождение документов должно
    быть оперативным. Чтобы сократить время
    их пребывания в сфере делопроизводства,
    следует различные операции по обработке
    документов выполнять параллельно
    (например, копирование и раздача копий
    документа лицам, в исполнении которого
    они участвуют одновременно, и т.д.);

  • каждое перемещение документа
    должно быть оправданным, необходимо
    исключить или ограничить возвратные
    перемещения документов. Пребывание
    документа в той или иной инстанции
    должно быть строго обусловлено
    необходимостью его обработки и вытекать
    из соответствующих организационных и
    технологических требований;

  • порядок прохождения и процессы
    обработки и основных видов документов
    должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача
организации документооборота –
прямоточность в движении документов и
однократность их обработки.

По отношению к аппарату управления
различают потоки поступающих, отправляемых
и внутренних документов (практики
называют эти документы соответственно
входящими, исходящими и внутренними
документами).

Основными характеристиками
потоков, которые учитываются при
организации документооборота, являются:

  • объем потока, который определяется
    количеством документов, проходящих
    через канцелярию (секретаря) за год,
    полугодие или квартал;

  • структура потока, определяемая
    разновидностью документов, авторством
    и другими классификационными признаками;

  • режим потока, который определяется
    периодичностью движения документов
    через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота
осуществляется с целью получения данных
для расчета штатной численности персонала
службы ДОУ, выбора технических средств
при механизации и компьютеризации
делопроизводственных процессов и
корректировки загрузки подразделений
и отдельных исполнителей работы с
документами.

Для выбора оптимальных маршрутов
движения документов в организации
разрабатываются рациональные
маршрутно-технологические схемы движения
и обработки основных видов документов
– оперограммы. Схемы позволяют установить
рациональные маршруты и этапы обработки
документов, унифицировать пути движения,
порядок обработки различных их категорий
и установить на этой основе оптимальный
режим работы с документами в организации.

Маршрутные схемы разрабатываются
для различных категорий документов
(входящих, исходящих и внутренних;
приказов по основной деятельности и
личному составу, писем и предложений
граждан; заявок; рекламаций и т.д.). Схемы
документооборота включаются в Инструкцию
по документационному обеспечению
управления в качестве неотъемлемого
приложения.

Пример маршрутной схемы
(оперограммы) будет приведен ниже. Здесь
дадим лишь принципиальные схемы
документооборота для малых и крупных
организаций.

Принципиальная
схема документооборота малого предприятия

вход. док.

исход. док.

П

исход. док.

Вход. док.

ринципиальная схема документооборота
среднего и крупного предприятий

Прохождение и
порядок исполнения входящих документов

Документопоток входящих документов
составляют:

  • документы вышестоящих организаций,
    постановления, решения, распоряжения,
    приказы, письма и т.п., содержащие
    директивные указания, разъяснения и
    другие сведения;

  • документы подведомственных
    организаций, присылающих первичную
    отчетно-учетную документацию и различного
    рода запросы;

  • документы прочих организаций,
    обменивающихся информацией для решения
    вопросов, требующих совместных действий;

  • жалобы и заявления граждан;

В процессе движения входящих
документов выполняются следующие
операции:

    • прием входящих документов;

    • первоначальная (экспедиционная)
      обработка;

    • предварительное рассмотрение
      и распределение;

    • регистрация;

    • рассмотрение документов
      руководством;

    • исполнение документов;

    • отправка документов.

Изобразим графически типичный
путь прохождения документа (на примере
письма), поступившего в организацию.
Оговоримся, что количество операций на
рисунке приведено условное, оно зависит
от степени детализации процесса, которая,
в свою очередь, определяется целью,
задачами и назначением оперограммы.

Могут быть графически показаны
другие варианты: путь прохождения
входящего письма, направленного прямо
в структурное подразделение, минуя
руководителя; путь прохождения
распорядительного документа; телеграмм
и других документов.

Процесс

Исполнители

Экспедиция

Канцелярия

Руководство

Структурное подразделение

Секретарь

Начальник структур. подразделения

Исполнитель

1. Прием документов

1

2. Первоначальная обработка
поступающих документов

2

3. Предварительное рассмотрение
и распределение поступивших документов

3

4. Регистрация документов

4

5. Рассмотрение документов

5

6. Направление документов
в структурное подразделение

6

7

7. Рассмотрение документов

8

8. Исполнение документов

9

9. Согласование и подписание
ответных документов

10

10. Подготовка документов к
отправке

11

11. отправка документов

12

Прием входящей корреспонденции
осуществляется в организации
централизованно экспедицией, специально
выделенным работником канцелярии (или
секретарем). Остальные работники службы
ДОУ корреспонденцию от представителей
других организаций и граждан не принимают.

Независимо от адресата
корреспонденция в организации передается
работнику канцелярии. Ему же передаются
корреспонденция и документы, полученные
работниками учреждения за его пределами
– в командировках, на совещаниях,
конференциях. Заказные отправления
также передаются работнику канцелярии.
При необходимости он расписывается в
разносной книге, журнале или квитанции
в приеме документа и отмечает дату его
получения. Если на конверте имеется
надпись «Срочно», «Вручить немедленно»
и т.п., отмечается время получения
документа.

Первоначальная обработка
входящей документации необходима
для подготовки документов к их дальнейшей
обработке и использованию.

Задача первичной обработки
поступившей корреспонденции – проверить
правильность доставки и целостность
вложений, учесть поступившие документы
и подготовить их к передаче по назначению.
Проверяется целостность конвертов –
все конверты, за исключением личной
корреспонденции и корреспонденции в
адрес профсоюзной организации,
вскрываются, документы извлекаются из
конвертов, и сверяется наличие приложений.
Если будет обнаружено повреждение,
отсутствие документа или приложения к
нему, об этом сообщается отправителю.

После вскрытия корреспонденции
конверт сохраняется только в случаях:

  • если на документе отсутствует
    дата;

  • если дата почтового штемпеля
    необходима как свидетельство даты
    отправки и получения документа (письма
    и заявления граждан, исковые заявления,
    судебные повестки и т.п.);

  • если адрес отправителя есть
    только на конверте.

В остальных случаях конверты
уничтожаются.

Вынув корреспонденцию из конверта
и убедившись в ее сохранности, приложения
располагают в порядке номеров и скрепляют
вместе с сопроводительным письмом;
скрепляют также документы, состоящие
из нескольких листов.

На всех документах (как
регистрируемых, так и нерегистрируемых)
для фиксации факта и времени их поступления
в учреждение делают отметку в виде
регистрационного штампа. Проставление
штампа и даты в нем производится в день
получения документа. С этого момента
начинается учет входящих документов.

Регистрационный индекс документа
проставляют только на регистрируемых
документах в момент регистрации.
Регистрационный штамп проставляют
вручную или штемпелевальным аппаратом
на месте, указанном в ГОСТе Р 6.30-97.

В процессе первоначальной
обработки документы сортируют по
структурным подразделениям. Документы,
адресованные руководству, передаются
в канцелярию или секретарю-референту
руководителя для подготовки к рассмотрению.
Документы, адресованные в структурные
подразделения, сортируются по их
наименованиям, а затем разбираются
секретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые документы
раскладываются по структурным
подразделениям для доставки по назначению,
остальная документация передается для
регистрации.

Распределение поступивших
документов во многом определяет
прямоточность их движения.

В малых организациях всю
первоначальную обработку входящей
документации производит секретарь,
секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть,
что в настоящее время документы могут
быть получены не только по почте, но и
приняты по телетайпу, факсу (факсимильное
сообщение), электронной почте, доставлены
курьером или посетителем. Служба ДОУ
обязана обеспечить учет и контроль за
движением таких документов. Учет
телеграмм, телексов, телетайпограмм
должен проводиться в службах связи и
затем передаваться в службу ДОУ.

Коренные изменения в процедуру
получения и отправки документов вносит
компьютеризация делопроизводства.
Факсимильная связь и факс-модемные
устройства для компьютера позволяют
отправить и получить документ из любого
места. Факс-модемное устройство позволяет
соединить компьютеры по телефонным
линиям и передавать сообщения
непосредственно с одного компьютера
на другой, пользоваться электронной
почтой и выходить в Интернет. В целях
включения электронных документов в
информационную базу организации служба
ДОУ должна обеспечить регламентацию и
этих потоков информации.

Предварительное рассмотрение
и распределение поступивших документов
в канцелярии
(секретарем-референтом) производится
с главной целью – отобрать документы
в адрес руководителя. Учитывая, что в
настоящее время большинство руководителей
перегружено избыточной информацией,
этот поток документов должен быть
подвергнут тщательному анализу.
Руководству организации направляют
документы по принципиальным вопросам
деятельности организации, исполнение
которых требует решения руководства,
и документы, содержащие необходимую
для руководства информацию. Они составляют
примерно 20 % всей документации.

При распределении документов
пользуются положениями о структурных
подразделениях, должностными инструкциями,
маршрутными схемами движения документов.
Проводят предварительное рассмотрение
документов лица, имеющие полномочия
для направления документов по назначению.
Это могут быть референты, секретари-референты
или помощники руководителя.

При предварительном рассмотрении
документов проставляется условное
обозначение структурного подразделения,
в которое направляется документ, или
фамилия исполнителя. Для этого в
учреждении имеется список структурных
подразделений с присвоенными им кодами.
При предварительном рассмотрении
выясняется также, не нуждается ли
документ, передаваемый руководству, в
подборке предыдущей переписки по данному
вопросу, нормативных документов и пр.
Эти документы передаются руководителю
вместе с полученными документами.

Если в регистрируемом документе
отсутствует заголовок, то сотрудник,
производящий предварительное рассмотрение,
отмечает карандашом фразы, с наибольшей
полнотой выражающие содержание документа.
Это делается для того, чтобы регистратор
мог автоматически перенести эти фразы
в регистрационную карточку, не читая
документ.

Читайте также:  Как заработать деньги сидя дома инвалиду: виды заробатка

Передача документов на рассмотрение
должна осуществляться в день их получения.
Телеграммы и другие срочные документы
передаются в первую очередь.

Допускается направление в
экстренных случаях (отсутствие руководства
и т.п.) документов, подлежащих рассмотрению
руководителем организации или
подразделения, непосредственно
исполнителю с последующим докладом
руководителю.

Рассмотрение документов
руководством организации и структурных
подразделений производится,
как правило, в день их получения. Срочные
документы рассматриваются по мере
поступления.

Если в организации установлен
порядок представления документов
руководителю секретарем-референтом,
то секретарь-референт проводит
соответствующую подготовку к докладу:
подбирает необходимые материалы,
знакомится с ними, получает консультацию
у специалистов, готовит рекомендации
для принятия возможного решения.

Руководитель не должен задерживать
документы, а тем более оставлять их у
себя в кабинете на неопределенное время.
При необходимости использования
документа в будущем для руководителя
изготовляется копия документа или
выписка из него.

Результаты рассмотрения документов
руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель учреждения или
структурного подразделения, рассматривая
полученный документ, должен дать четкие
и конкретные указания по его исполнению.
Эти указания оформляются в виде резолюции,
которая содержит решение руководителей
по существу поставленного в документе
вопроса. Если документ проходит несколько
инстанций, на нем появляется ряд
резолюций. Не допускается противоречие
их друг другу. В том случае, когда
исполнение документа поручается
нескольким лицам, ответственным считается
лицо или подразделение, названное в
резолюции первым.

С резолюцией документ передается
ответственным исполнителям. Если
указанно несколько исполнителей,
документ передается каждому из них
поочередно. Для одновременной работы
над документом с него изготавливают
ксерокопии по числу исполнителей.
Подлинник документа направляется
ответственному исполнителю, указанному
в резолюции первым.

Резолюция руководителя на
документе должна быть отражена в
регистрационных карточках для информации
контрольной службе. Для контрольной
службы резолюция может явиться основанием
взятия исполнения документа за контроль,
в ней указываются необходимые для
контроля сведения: фамилия исполнителя,
принятое решение, срок исполнения. Все
перемещения документа между структурными
подразделениями и исполнителями
осуществляются без расписок, но с
обязательной отметкой в регистрационной
карте.

Исполнение резолюции
осуществляется ответственным
исполнителем совместно с сотрудниками,
указанными в ней. Ход работы по исполнению
документа при необходимости фиксируется
на оборотной стороне регистрационной
карточки. Документ все время до момента
исполнения находится в рабочей папке
исполнителя.

При передаче ответного документа
на подпись к нему следует прилагать
материалы, на основании которых он
готовился. Это облегчает работу
руководителя, позволяет избежать вызова
исполнителей ит.п. В дело документ и все
относящиеся к нему материалы направляются
тогда, когда работа над ответным
документом полностью завершена и
исполнитель считает его исполненным.
Подшивку документа в дело осуществляет
работник канцелярии (секретарь-референт).

прохождение
исходящих документов

К числу исходящих (отправляемых)
документов относятся, главным образом,
ответные письма,
излагающие согласие, отказ, подтверждение
на соответствующую просьбу или предложение
адресата, и инициативные
письма самой широкой
тематики, требующие ответной реакции
адресата.

Прохождение исходящего документа
включает несколько этапов:

  • составление проекта документа,
    его распечатка;

  • согласование проекта, его
    визирование в необходимых случаях;

  • подписание (утверждение)
    документа;

  • регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования
можно ускорить, направив копии проекта
заинтересованным организациям и лицам.
Их обоснованные замечания учитываются,
документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа
представляется секретарю-референту
для проверки правильности оформления,
наличия приложений, а также в необходимых
случаях материалов, на основании которых
документ готовился. Неправильно
оформленный документ возвращается
исполнителю. Проект документа вместе
с необходимыми материалами
секретарем-референтом или в отдельных
случаях исполнителем представляются
руководителю на подпись. В оговоренных
приказом по организации или Инструкцией
по ДОУ случаях право подписи отдельных
категорий документов может быть
делегировано руководителям подразделений
и даже отдельным специалистам в пределах
их компетенции.

Документы, содержащие решения
по важнейшим вопросам деятельности
организации, подписываются его
руководителями. Исправленные руководителем
проекты документов, как правило,
перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются
и передаются на отправку (в канцелярию,
экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии,
секретарем) отправляемые документы
сортируются по адресам, фальцуются
(складываются), их вкладывают в конверты,
заклеивают, при необходимости проставляют
стоимость отправлений, составляют
список на заказную почту и сдают в
отделения связи.

Канцелярией, секретарем или
экспедицией документы должны быть
отправлены в день их поступления. В
Инструкции по ДОУ следует предусмотреть
время передачи документов из подразделений
в канцелярию (экспедицию, секретарю) с
тем, чтобы отправка документов состоялась
в день их передачи.

Прохождение
внутренних документов

Внутренние документы
проходят следующие стадии: подготовка
проекта документа, перепечатка,
согласование, визирование, подписание,
исполнение. Поэтому маршруты их
прохождения на этапах подготовки и
оформления те же, что и у исходящих
документов, а на этапе исполнения
совпадают с маршрутами входящих
документов.

Однако некоторые виды внутренних
документов могут иметь свои маршруты.
Распорядительные документы (приказы,
распоряжения) проходят через юридический
отдел; протоколы не требуют составления
проекта; докладные записки, справки и
т.д. поступают прямо к руководителю, на
имя которого она написаны.

Приказы, протоколы регистрируются
в канцелярии (у секретаря) и подвергаются
размножению в копировально-множительном
подразделении, а затем копии или выписки
из них рассылаются в службы организации.
Докладные записки на имя руководителя
учреждения или структурного подразделения,
сводки, справки и другие аналогичные
внутренние документы после рассмотрения
должностным лицом передаются в структурные
подразделения или помещаются в дело.

Прием и передача
документов

Прием и передача документов
на всех этапах их обработки осуществляются,
как правило, без расписок. Расписки
следует оформлять только при передаче
важнейших контролируемых документов,
а также документов, связанных с денежной
отчетностью.

Движение зарегистрированных
документов между подразделениями,
секретариатом руководства, канцелярией
фиксируется в регистрационных формах
– карточке, журнале, ПЭВМ. Канцелярия
(секретарь-референт) организации должна
знать, в каком подразделении, у кого из
исполнителей находится документ в любой
момент. При этом не обязательно канцелярии
и секретарь видеть сам документ,
достаточно информации от подразделения
или исполнителя о передаче документа
другому подразделению или исполнителю.

Контрольная служба извещается
о передаче контролируемого документа
от одного подразделения и исполнителя
другому только в том случае, когда
меняется ответственное за исполнение
лицо.

Детально процедура передачи
информации о движении документа
устанавливается Инструкцией по ДОУ.

Доставка
документов

Доставка документов
во многом определяет быстроту их
обработки и исполнения. Доставку
документов внутри организации осуществляют
курьерская связь и секретари. В крупных
учреждениях целесообразно использовать
технические средства – пневмопочту,
транспортеры.

Для повышения оперативного
доставки документов должны быть
разработаны рациональные маршруты
движения курьера, установлено
целесообразное число доставок документов
в день, сокращено число операций по
приему-передаче документов (отмена
расписок и т.д.).

Порядок доставки документов
фиксируется в графике, устанавливающем
время и маршруты курьерской связи. В
небольших организациях и в пределах
структурного подразделения документы
передаются секретарем и нередко вручаются
непосредственно исполнителю с приглашением
его в канцелярию (к секретарю-референту).

Учет объема
документооборота

Объем документооборота – это
общее количество входящих, исходящих
и внутренних документов за год. Учет
документооборота необходим для
определения загрузки подразделений,
отдельных работников и организации в
целом. Эти данные используются при
разработке мероприятий по совершенствованию
делопроизводства и при решении вопроса
о внедрении средств механизации для
обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние
документы, предложения и заявления
граждан подлежат раздельному
учету. Копии документов,
изготовленные средством оперативного
размножения, учитываются отдельно.
Общее количество выражается дробью,
где числитель обозначает количество
основных документов, а знаменатель –
количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы
учитываются на участке приема и отправки
корреспонденции. Внутренние документы
учитываются по месту их регистрации
или полготовки. Каждый документ
учитывается один раз. Систематический
подсчет документооборота позволяет
определить динамику его роста. Анализ
этих данных используется при формировании
штатов структурных подразделений,
рациональной организации рабочего дня
сотрудников.

Учет объема документооборота
периодически (лучше раз в месяц)
осуществляет канцелярия организации
по форме, приведенной ниже:

Объем документооборота
организации

Структурные
подразделения

Входящие

Исходящие

Внутренние

По группам документов

По корреспондентам

По группам документов

По адресам

По группам документов

Итого:

Начальник канцелярии И.О.
Фамилия

00.00.0000

На небольших предприятиях
аналогичную справку готовит
секретарь-референт.

Работа с
конфиденциальными служебными документами

К служебным документам
конфиденциального характера относятся
документы, содержащие информации
закрытого порядка.

Перечень сведений конфиденциального
характера определен Указом Президента
РФ от 6 марта 1997 г. № 188 и включает в себя:

  1. Сведения из частной жизни
    гражданина, позволяющие идентифицировать
    его личность (персональные данные), за
    исключением сведений, подлежащих
    распространению в средствах массовой
    информации в порядке, установленном
    законом.

  2. Сведения, составляющие тайну
    следствия и судопроизводства (определяются
    федеральным законодательством).

  3. Сведения, составляющие служебную
    тайну (определяются федеральным
    законодательством).

  4. Сведения, связанные с
    профессиональной деятельностью
    отдельных граждан и составляющие
    врачебную (адвокатскую, нотариальную
    и т.п.) тайну (определяются федеральным
    законодательством).

  5. Сведения, составляющие коммерческую
    тайну (определяются федеральным
    законодательством).

  6. Сведения о сущности изобретения
    (открытия) до момента опубликования
    информации о них в открытой печати.

Под служебной (коммерческой)
тайной следует понимать организационную,
финансово-экономическую, научно-техническую
и иную используемую в организации
информацию, обладающую реальной или
потенциальной ценностью для сторонних
лиц, заинтересованных в ее получении
по экономическим и иным соображениям,
но не имеющих законных оснований для
свободного ознакомления с нею (ч.1 ст.
139 ГК РФ).

Читайте также:  9 продвинутых способов раскрутить свой канал на YouTube и увеличить число подписчиков

Конкретные наименования грифов
конфиденциальной информации (реквизит
13 по ГОСТ Р 6.30-97) в названном выше Указе
Президента не установлены. Используются
на практике такие грифы: «для служебного
пользования» (ДСП), «конфиденциально»,
«строго конфиденциально» и пометка
типа «лично», «только адресату».

С целью защиты конфиденциальных
документов от несанкционированного
доступа, разглашения их содержания,
утраты рекомендуется осуществление в
организации следующих мероприятий:

  • разработать Правила причисления
    тех или иных сведений (в виде бумажных
    или электронных документов) к
    конфиденциальной информации;

  • разработать Правила, регламентирующие
    порядок обращения сотрудников организации
    с конфиденциальными документами;

  • разработать документ,
    регламентирующий порядок и правила
    обращения сотрудников организации с
    конфиденциальными документами;

  • обеспечить необходимые условия
    для учета, хранения, обращения
    конфиденциальных документов и
    повседневной работы с ними.

Работа по обеспечению сохранности
конфиденциальных документов, как
правило, на малых предприятиях организуется
секретарем-референтом, на средних и
крупных – заместителем руководителя
службы ДОУ (начальником канцелярии).

Ответственность за организацию
и ведение соответствующей работы в
структурных подразделениях организации,
где обращаются конфиденциальные
документы, несут руководители
подразделений.

Для нормальной работы сотрудников
с конфиденциальными документами
необходимо обеспечить следующие три
условия:

  • работа с конфиденциальными
    документами должна производиться в
    отдельном, специально для этого
    оборудованном помещении. Доступ в такие
    помещения предоставляется ограниченному
    числу сотрудников. Работа с конфиденциальными
    документами, их хранение за пределами
    соответствующих помещений не допускается;

  • выдача конфиденциальных
    документов во временное пользование
    (на срок свыше одного рабочего дня)
    производится под роспись сотрудника;

  • передача документов с грифом
    «конфиденциально» в другое учреждение
    (а внутри организации из подразделения
    в подразделение) производится только
    с разрешения соответствующего
    руководителя.

Документы конфиденциального
характера учитываются и хранятся
отдельно от других документов – в
специальных помещениях или в запираемых
металлических шкафах. Наиболее важные
документы надлежит хранить в запретных
и опечатанных несгораемых шкафах или
сейфах (в отдельных случаях под охраной
и с соответствующей сигнализацией).

Документы конфиденциального
характера регистрируются в специальном
журнале. Пример приведен ниже.

Журнал регистрации
документов конфиденциального характера

№ п/п

Дата регистр-ации

Дата и номер док-та
(для входящих)

Откуда поступил и
куда направлен

Краткое содержа-ние

Кол-во листов

Кол-во экземпля-ров

Исполни-тель

Приме-чание

По окончании рабочего дня
документы закрытого характера проверяются
и сдаются на хранение. Об утрате таких
документов немедленно сообщается
ответственному руководителю.

Движение конфиденциальных
документов секретарем-референтом
(другими ответственными лицами) должно
тщательно фиксироваться в «Журнале
учета выдачи документов конфиденциального
характера». Пример приведен ниже.

Журнал учета
выдачи документов

Номер док-та

Дата выдачи

Краткое содержание
(заголовок)

Кол-во листов

Кол-во экз.

Кому выдан (Ф.И.О.)

Подпись за полученный
документ

Отметка о возврате
(подпись и дата)

Приме-чание

Руководители подразделений
должны обучать своих подчиненных
правилам обращения с конфиденциальными
документами. Вновь принятые на работу
сотрудники подписывают «Обязательство
о неразглашении служебной тайны» по
принятой в организации форме. Все
сотрудники предупреждаются о возможной
уголовной, административной и иной
ответственности в соответствии с
законодательством.

Пример текста обязательства о
неразглашении служебной тайны:

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

сотрудника ЗАО «РОСФИНТРАСТ»
о неразглашении

служебной тайны

Я, Монастырских
Михаил Игоревич, старший менеджер,
в период исполнения своих обязанностей
по трудовому договору от
10.05.2005 г., и в течение 6
месяцев по увольнении.

ОБЯЗУЮСЬ:

  1. Выполнять
    все требования инструкции
    ЗАО «РОСФИНТРАСТ» по
    обеспечению сохранности служебной
    тайны.

  1. Не
    разглашать содержания доверенных мне
    по работе сведений, составляющих
    служебную тайну ЗАО
    «РОСФИНТРАСТ».

  1. Не
    разглашать служебную тайну партнеров
    ЗАО «РОСФИНТРАСТ», ставшую
    мне известной в процессе исполнения
    своих обязанностей.

Мне разъяснены требования
Инструкции ЗАО «РОСФИНТРАСТ»
по вопросам обеспечения
сохранности служебной тайны.

Я поставлен в известность, что
нарушение мною требований Инструкции
влечет за собой административную и
уголовную ответственность в соответствии
с законодательством Российской
Федерации.

10.05.20005 (подпись) М.И. Монастырских

НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ 

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

  • организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
  • создание документов (документирование деятельности);
  • обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

 

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

  • инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
  • номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.

Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

Документооборот бухгалтерских документов

В бухгалтерском учёте есть пять главных этапов документооборотадокументооборот 3
:

  1. Передача документа в бухгалтерию;
  2. Составление документа в момент выполнения хозяйственной операции;
  3. Обработка документов в бухгалтерии, которая в себя включает:
    1. контировку (указание корреспонденции счетов в первичном документе);
    2. группировку;
    3. таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции).
  4. Проверка принятых бухгалтером документов по содержанию, по форме, арифметическая проверка;
  5. Сдача на хранение документов в архив.

Электронный документооборот

В отдельных организациях вводят систему электронной обработки документов и обмена документами меж внешними получателями (подразделениями).

Документооборот
Для организации на сервере организации электронного документооборота создают базу данных, где хранят все созданные документы. Доступ к базе данных производится через браузер (обычно, разработчик созданного интерфейса определяет поддержку браузера). Возможен доступ как через интернет (внешний), так и по локальной сети (внутренней).

Документы загружаются или сохраняются в определённые выделенные папки организации. Папки распределяются соответственно с иерархической структурой подразделения организации.

Модифицировать, создавать, удалять созданные документы может лицо, которое наделено соответствующими правами.

Рассмотрим, более детально, что значит документооборот.

Организация работы с документами — это организация документооборота, использования и хранения документов в нынешней деятельности учреждения.

Из определения очевидно, что одна из составляющих организации работы с документами – это документооборот.

Организация документооборота

Движение документов в организации с момента их получения или создания до окончания выполнения или отправления считается документооборот.

Организация передвижения документов — важная часть процесса делопроизводства. Документооборот необходимо организовать так, чтобы путь передвижения каждого документа был самым коротким, маршрут — прямым, время прохождения — наименьшим. Основное правило организации документооборота заключено в оперативном передвижении документов по самому краткому пути с наименьшими затратами труда и времени.

Организацию документооборота необходимо направить на то, чтобы:

  • Уменьшить пути прохождения документа. Лишь деловая необходимость может влиять на его передвижение. Для этого нужно продумать тщательно путь прохождения.
  • Установить наибольшее единообразие в последовательности обработки и прохождения конкретных типов документов. Исполнить данное условие можно при помощи разработки схем прохождения конкретных типов документов.
  • Исключить возвратное передвижение документов (в особенности при внутреннем и внешнем согласовании, регистрации и доставке).
  • Активно применять средства оргтехники и самых новых информационных технологий при передаче документов.

Исполнение названных условий дает возможность достигнуть:

  • прямоточности направлять документопотоки, то есть исключения дублирующих действий при обработке и подготовке документов;
  • ритмичности, то есть равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности работников организации.
Источники

  • http://ZnayDelo.ru/document/organizaciya-dokumentooborota.html
  • http://works.doklad.ru/view/vvCEA_dqON0/all.html
  • https://www.profiz.ru/sr/7_2012/deloproizv_s_nulya/
  • https://biznes-prost.ru/dokumentooborot.html

[свернуть]
Помогла статья? Оцените её
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд
Загрузка...