Отмена записи в трудовой книжке (образец)

Что говорит закон об отмене записи в трудовой книжке

Решению вопроса о неверных записях в трудовых книжках посвящены:

  • раздел третий Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225;
  • раздел первый Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Прежде всего необходимо уяснить, что просто зачеркнуть или аннулировать запись в трудовой книжке о работе, переводе, награждении или увольнении невозможно. Законный способ ее отмены лишь один – признание недействительной путем внесения об этом соответствующей записи.

Общие правила признания записи недействительной

Каждый случай исправления неверной записи в трудовой книжке индивидуален. Просто убрать запись в трудовой книжке не получится.

Существуют общие правила, которым подчиняются все корректировки в этом документе:

  • исправления могут производиться как по тому месту работы, где была внесена неверная или неточная запись, так и новым работодателем на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку;
  • исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены;
  • свидетельские показания не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей, за некоторыми исключениями;
  • зачеркивание (замазывание и т.п.) неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» не допускается, их изменение осуществляется посредством признания их недействительными и дальнейшего внесения правильных записей.

Исправление записей в разделе «О работе»

Инструкция (п. 1.2) предписывает в случае необходимости внесения исправлений в запись о приеме на работу поступать следующим образом.

За неточной (неверной) записью проставляется следующий номер, текущая дата, в третьей графе пишется: “Запись за № … недействительна”. Далее производится правильная запись.

Приведем примеры правильной отмены записей в трудовой книжке.

Пример 1 – признание недействительной записи о приеме на работу.

Пример 2 – признание недействительной записи о приеме на работу в связи с аннулированием трудового договора.

Аналогичным образом признаются недействительными записи об увольнении, переводе на другую постоянную работу (в случае признания судом или контрольно-надзорным органом незаконности увольнения и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения). Причем в четвертой графе записывается в качестве основания приказ (распоряжение) работодателя, изданный на основании решения соответствующего органа, но не оно само.

Пример 3 – признание недействительной записи об увольнении.

Пример 4 – признание недействительной записи о переводе.

Пример 5 – признание недействительной записи об увольнении с изменением формулировки причины увольнения.

В последних случаях работник вправе потребовать в письменном заявлении выдать ему дубликат трудовой книжки без недействительной записи.

Исправление записей в разделе «О награждениях»

Изменение записей о поощрениях в соответствующем разделе регламентируется аналогично записям о работе в одноименном разделе: неверная запись признается недействительной и вносится новая, зачеркивания недопустимы.

Хотелось бы отдельно рассмотреть часто встречающийся на практике случай, когда место в разделе «Сведения о работе» закончилось и кадровик, не утруждая себя заполнением вкладыша в трудовую, вносит запись о работе (переводе или увольнении) в раздел «Сведения о награждениях».

Несмотря на тождественность граф в этих разделах и удобство нумерации, не соответствующие разделу записи необходимо признавать недействительными (можно написать обобщенно: «Записи за номерами такими-то недействительны как внесенные ошибочно»).

Правильным будет в таком случае заполнение вкладыша в трудовую книжку и перенесение в него всех записей о работе, внесенных в раздел о награждениях.

Когда трудовая книжка недействительна?

Основаниями для признания этого документа недействительным могут быть такие ситуации:

  • В книжке неправильно указаны фамилия, имя или отчество работника. При этом ошибка может состоять всего в одной букве – если данные книжки не совпадают с паспортом, документ является недействительным.
  • На титульном листе документа отсутствует печать организации или подпись лица, который был уполномочен заполнять книжку.
  • В трудовой книжке указана неправильная дата заполнения (например, раньше, чем был выпущен сам бланк документа). Часто это делается с целью увеличить трудовой стаж работника.


Работодателям следует помнить, что отказ гражданину в трудоустройстве по причине недействительности его трудовой книжки незаконен.

На основании письменного заявления сотрудника работодатель также может оформить ему новую трудовую, но записи с предыдущих мест работы в нее внесены не будут.

Читайте также:  Скачать доверенность от ИП на физ лицо на ведение дел образец

Допускаются ли исправления в трудовой?

Трудовая книжка – это практические единственный документ, на основании данных из которого высчитывается стаж работника для начисления ему пенсии.

При этом записи о работе, а также сам документ должны быть заполнены правильно – в противном случае сотрудники Пенсионного фонда просто не учтут их.

Регламентация ведения записей в трудовой книжке осуществляется несколькими документами:

  • ТК РФ.
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Если при заполнении документа была допущена ошибка (или сотрудник отдела кадров обнаружил ее), следует учесть, что не все из них могут быть исправлены. Все возможные ошибки делятся на три группы:

  • Подлежащие исправлению – их легко устранить, если следовать требованиям Правил и Инструкции. Эти ошибки охватывают следующие разделы:
    • Сведения о работе;
    • Сведения о награждениях.
  • Не подлежащие исправлению – устранение таких ошибок приведет к недействительности записи или же всего документа. Запрещается исправлять ошибки в таком разделе, как титульный лист.
  • Не регламентированные законодательством – вопросы относительно исправления таких ошибок приходится самостоятельно решать сотруднику кадровой службы предприятия.
  • Ошибки, которые относятся к первой группе, нужно исправлять в соответствии с установленными требованиями – иначе внесенные изменения будут неправильными.

    Правила исправления ошибок

    Если в документе была обнаружена неправильная или неточная запись, ее может исправить:

    • Работодатель или кадровая служба того предприятия, где была допущена ошибка;
    • Нынешний работодатель, при наличии письменного и официального разрешения от предыдущего нанимателя.


    Исправление записи должно происходить правильно и соответствовать требованиям законодательства.

    Запрещается для этих целей использовать корректор, а также замазывать, подделывать или закрашивать запись.

    В соответствии с Правилами и Инструкцией, которые регламентируют порядок ведения трудовых книжек, допускаются такие способы исправления ошибочно внесенной записи:

    • Зачеркивание записи;
    • Дополнение записи;
    • Признание ее недействительной.

    При этом применение конкретного способа зависит от раздела, в котором была обнаружена ошибка. Так, в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и награждениях, запрещается зачеркивание записей. Единственный допустимый вариант исправления ошибки – признание записи недействительной и внесение новых, правильных данных.

    Зачеркивание разрешается только в исключительных случаях – для исправления таких данных о сотруднике, как:

    • Его фамилия, имя или отчество;
    • Ошибка в дате рождения.

    Для исправления старая запись зачеркивается тонкой линией, а рядом ставится новая – внизу или на этой же строчке, если есть место. При этом зачеркнутая запись должна хорошо читаться.

    Также на внутренней стороне трудовой книжки указывается ссылка на документ, на основании которого вносится данное исправление (или на документы, если их несколько). В соответствии с Инструкцией, такими документами-основаниями могут быть:

    • Паспорт;
    • Свидетельство о браке;
    • Свидетельство о расторжении брака;
    • Документы, подтверждающие смену имени или фамилии.


    Зачастую на внутренней стороне трудовой книжки должны быть указаны сразу несколько документов – например, свидетельство о браке и паспорт.

    Такое требование связано с тем, что каждого документа по отдельности недостаточно для того, чтобы в полной мере проследить изменение фамилии сотрудника.

    Стоит выделить основные ошибки при заполнении трудовой книжки, а также способы их исправления:

  • Запись в трудовой сделана с наличием грамматических ошибок (неправильно указана какая-то из букв). Способ исправления зависит от того, где была допущена ошибка:
    • В сведениях о работе – запись признается недействительной, вносится правильное название (структурного подразделения, должности и т.п.);
    • На титульном листе – если ошибка касается неправильного имени, фамилии или отчества сотрудника, работодатель не имеет права исправлять такую ошибку, этот вопрос должен решаться в судебном порядке.
  • Указана неверная дата записи. Эта ошибка исправляется путем признания записи недействительной – под следующим порядковым номером вносятся данные уже с правильной датой.
  • Пропущена запись – эта ошибка относится к третьей группе, то есть она не имеет четкой законодательной регламентации и исправляется кадровиками на основании сложившейся практики.

    В связи с этим можно выделить несколько правил:

    • Отменять или признавать недействительными записи, следующие за пропущенной, не стоит.
    • Пропущенную запись можно внести в любое время, указав при этом в графе 2 дату ее внесения.
    • Сама запись должна содержать дату того события, указание которого было пропущено. Например, запись от 09.10.2015: 12.06.2015 переведена на должность главного бухгалтера ООО «Изумруд».
  • Допущена ошибка в названии организации. Этот вопрос четко не урегулирован, поскольку у названия организации нет порядкового номера.
    Наименование указывается перед записью о принятии на работу – на печати или в письменном виде.

    На практике ошибка исправляется следующим образом:

  • за последней записью в трудовой книжке пишется, что в названии организации была допущена ошибка;

    указывается правильное название.

    При этом не нужно указывать ни порядковый номер новой записи, ни документ-основание для исправления.

  • Неправильно указан порядковый номер записи, а также дата или номер приказа. Эти ошибки относятся к таким, что содержатся в разделе «Сведения о работе» и подлежат исправлению путем признания записи недействительной. После вносится уже правильная информация.
  • Читайте также:  Производство полиэтиленовой пленки как бизнес

    Стоит рассмотреть более подробно, как правильно признать запись недействительной и указать новые, уже исправленные данные.

    Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?

    В п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 (далее Инструкция)  определена последовательность, как именно делается запись в трудовой книжке «}Запись недействительна»}.

    kak-vnesti-zapis'-v-trudovuju-knizhku-o-nedejstvitel'nosti-zapisi
    После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:

    №1 —} последующего порядкового номера,

    №2 —} даты внесения записи,

    №3 —} следующего содержания: «}Запись за номером таким-то недействительна»} и строчкой ниже делается правильная запись,

    № 4 —} правильных реквизитов приказа или другого решения работодателя, в соответствии с которым вносится эта запись.

    Приведем несколько примеров исправлений неверных записей, которые наиболее часто встречаются в практике кадровиков.

    Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке

    Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:

    1

    2

    3

    4

    Закрытое акционерное общество
    «}Алвиго-Транс»}  (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
    8 10 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
    экономиста 10.02.2014 № 4-к
    9 10 02 2014 Запись за номером 8 недействительна Приказ от
    Принят в маркетинговый отдел на должность 10.02.2014 № 4-к
    инженера

    Пример 2. Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу

    1 вариант. Когда в трудовую книжку ошибочно вписали неверную дату приема работника, исправление можно оформить следующим образом:

    1

    2

    3

    4

    Закрытое акционерное общество
    «}Алвиго-Транс»}  (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
    8 10 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
    инженера 12.02.2014 № 6-к
    9 12 02 2014 Запись за номером 8 недействительна Приказ от
    Принят в маркетинговый отдел на должность 12.02.2014 № 6-к
    инженера

    2 вариант. Если была внесена неверная дата приема и реквизиты приказа:

    1

    2

    3

    4

    Закрытое акционерное общество
    «}Алвиго-Транс »}  (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
    8 10 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
    инженера 10.02.2014 № 4-к
    9 12 02 2014 Запись за номером 8 недействительна
    12 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
    инженера 12.02.2014 № 6-к

    Основные сведения

    Трудовая книжка подтверждает важную информацию о профессиональной деятельности человека. Случается, что из-за человеческого фактора в ней появляются недостоверные сведения.

    Правильность заполнения трудовых книжек обязательна, так как это серьезный документ с утвержденной формой оформления и заполнения.

    Первоисточником корректных данных является приказ или иной документ. От него и требуется отталкиваться при исправлении сведений.

    Недочеты при ведении трудовых книжек чаще всего допускаются на малых предприятиях, где соответствующей деятельностью занимается бухгалтер или секретарь (офис-менеджер).

    Они могут не знать всех тонкостей заполнения трудовых книжек и допускать нарушения. Нередко это приводит к тому, что в недопустимых случаях текст зачеркивается, что сейчас в основном нельзя делать.

    Раньше было легко и просто исправить любые данные таким образом — зачеркнув ошибку, вписать рядом правильную формулировку.

    Даже такие слова как  «исправленному верить» и заверить подписью и печатью (штампом) предприятия. Однако в настоящее время такой порядок не предусмотрен законодательством, поэтому его применение будет неверным.

    Далее раскрыт процесс правильной корректировки ошибочно указанной информации в трудовой книжке.

    Запись в трудовой книге (1)
    Запись в трудовой книге (2)
    Запись в трудовой книге (3)
    Запись о принятии на работу по совместительству 1
    Запись о принятии на работу по совместительству 2

    В первую очередь, нужно правильно выбирать ручку (перо) и пасту (чернила) для внесения записей в трудовую книжку, так как любой канцелярский товар и цвет не допускаются при заполнении этого документа.

    Например, капиллярной ручкой вносить такие записи нельзя, также, как и пастой красного или зеленого цвета.

    Паста или чернила могут быть максимум фиолетовыми. Почерк должен быть понятным и четким, чтобы не вызывать лишних вопросов при чтении текстов.

    Что нужно знать

    По нормам законодательства этот документ должен храниться у работника. Предприятие после внесения нужных сведений обязано возвратить его владельцу.

    Следует различать действия по изменению, дополнению, а также исправлению информации, поскольку они имеют различное содержание и алгоритм осуществления.

    Признание недействительности с изложением в верной редакции – это процедура изменения и исправления ошибочных сведений в разделах, содержащих сведения о работе и награждениях.

    Не предусмотрено признание недействительности информации об имени, дне рождения и образовании человека.

    Личные сведения могут корректироваться зачеркиванием некорректных данных (например, прежняя фамилия при ее изменении) и внесением измененной информации.

    А сведения об образовании могут дополняться сведениями о вновь полученной степени и т.п.

    С какой целью оформляется документ

    Одна из задач трудовой книжки – достоверно отражать сведения о трудовом стаже человека для его признания при расчете размеров должностного оклада (к примеру, на государственной службе) и пенсии.

    Досадно, когда из-за оплошности сотрудников кадровых служб человек впоследствии может потерять часть суммы, на которую вправе был рассчитывать при правильном заполнении документа.

    Приказ на увольнение
    Отмена приказа на увольнение

    Поэтому важно заблаговременно обнаружить такие недочеты и максимально быстро устранить их.

    Тем более, что со временем это сделать может быть сложно или даже невозможно (ликвидация предприятий, уничтожение документации и т.п.).

    Для того, чтобы облегчить корректировку сведений касательно работы, гражданам желательно всегда сохранять у себя все копии приказов о трудоустройстве, перемещении и увольнении.

    Эти документы позволят исправить неверные данные на текущем месте. В ситуации, когда копий документов нет, а недостоверные сведения внесены предыдущим предприятием, нужно обратиться к нему.

    При реорганизации этого предприятия, нужно искать его правопреемника.

    Законные основания

    Нормативно-правовыми актами, регламентирующими соответствующие правоотношения, являются ТК РФ, Правила от 16 апреля 2003 года № 225 и Инструкция от 10 октября 2003 года № 69.

    Согласно нормам указанных актов, неправильно внесенные сведения нельзя устранять зачеркиванием, за исключением информации на титульном листе.

    Читайте также:  10 способов куда вложить 1000000 (миллион) рублей чтобы заработать

    Титульный лист трудовой книжки

    Фото: титульный лист трудовой книжки

    Такая ошибка подлежит корректированию внесением в трудовую книжку записи о недействительности определенного текста и изложения правильной формулировки.

    Какие данные вносятся в трудовую книжку
    Какие данные вносятся в трудовую книжку в 2018 году смотрите здесь: какие данные вносятся в трудовую книжку.

    Про то, как выглядит готовое резюме для устройства на работу, читайте здесь.

    Устранять неправильно указанную информацию должен отдел кадров той же организации, что внесла некорректную запись.

    Личная карточка форма Т-2ГС - 1
    Личная карточка форма Т-2ГС - 2
    Личная карточка форма Т-2ГС - 3
    Личная карточка форма Т-2ГС - 4
    Личная карточка форма Т-2ГС - 5
    Личная карточка форма Т-2ГС - 6
    Личная карточка форма Т-2ГС - 7

    Однако заполнить данные о недействительности сведений с предыдущего места работы может выполнить и отдел кадров нынешнего работодателя, взяв за основу документ предприятия, осуществившего некорректное заполнение.

    Такими основаниями могут послужить копии приказов, личных карточек, соответствующих журналов и т.п.

    Как сделать запись недействительной в трудовой книжке

    Для процесса признания недействительной определенной записи, нужно обратиться:

    К текущему предприятию С просьбой откорректировать сведения или запросом выдать трудовую (если она хранится не у него)
    К прежнему работодателю С требованием устранить ошибку

    Прежний работодатель по законодательству обязан помочь человеку при обращении к нему с такой просьбой, если он не прекратил свою деятельность. В противном случае нужно производить все действия на текущем месте.

    Как правильно написать изменения

    Процесс корректирования сведений состоит из следующих действий:

    Написать очередной Номер сведения
    Указать текущую дату
    Написать текст о том, что «запись за номером таким-то недействительна, …» после этого указать верную редакцию Новая редакция излагается в соответствии с основанием и законодательством
    Далее заполняются реквизиты основания для внесения корректировки Чаще всего указывается один и тот же приказ

    Грамотно признать запись в трудовой книжке недействительной, можно воспользовавшись соответствующим образцом.

    Если вносится в дубликат

    Дубликат изготавливается по заявлению работника. Основанием для этого служат следующие обстоятельства:

    • оригинал потерялся;
    • документ испорчен;
    • в нем некорректно указаны данные.

    Чаще всего поводом к такому действию выступает отмена акта об увольнении сотрудника (в случае его восстановления) или его постоянном переводе.

    В таком случае дубликат позволяет не осуществлять процесс недействительности.

    Поэтому повторный прецедент с дубликатом, скорее всего, будет оформлен таким же образом – выдачей второго дубликата с правильными сведениями.

    Приказ о переводе форма Т-5 (1)
    Приказ о переводе форма Т-5 (2)

    При принятии решения о внесении исправлений в дубликат, процесс недействительности производится по общему правилу. При этом будет правильно устранять ошибки той организацией, которая выдала дубликат.

    Нужно ли заверять

    Сведения о недействительности и правильной редакции заверяются лицом, их внесшим. Допускается заверение всей информации, заполненной предприятием, в момент прекращения работы сотрудника.

    Когда признается недействительной. Записи подлежат признанию недействительными:

    При расхождении сведений в них с информацией, содержащейся в документах, выступающих их основанием Любая ошибка — в дате, № приказа, наименовании должности, подразделения и т.д.
    При необходимости восстановить сотрудника в случае вынесения соответствующего решения суда В качестве основания в таком случае указывается судебный акт

    Случаи при ошибочно внесенных данных

    Некорректные сведения теоретически могут быть обнаружены в любом тексте, поскольку их выполнение осуществляется людьми, которым свойственно ошибаться.

    Трудовой договор - 1
    Трудовой договор - 2

    Кроме того, нередки случаи, когда изначально правильная запись может быть впоследствии стать ошибочной и подлежит признанию недействительной.

    К примеру, так происходит при восстановлении уволенного сотрудника на работе. При этом наиболее существенными являются ошибки, касающиеся информации о работе человека, в частности сведений о трудоустройстве и прекращении деятельности.

    О приеме на работу

    В случае неправильного заполнения сведений о приеме на работу, нужно устранять нарушение по общим правилам (признание недействительности некорректной информации).

    Нарушением также является отсутствие отдельно указанной выше записи информации и наименовании предприятия. Проще всего устранить такие недочеты сразу же после внесения сведений.

    Образец формы Т-1 - основной
    Образец формы Т-1 - внешний совместитель
    Образец формы Т-1 - внутренний совместитель
    Образец формы Т-1а

    Тогда информация о недействительности будет идти последующим номером вслед за некорректными сведениями.

    В таком случае текущий работодатель без проблем исправляет недочеты. Наглядно увидеть запись в трудовой книжке «считать недействительной» можно в образце.

    Когда неправильность информации выявлена после прекращения работы на предприятии, работнику желательно иметь на руках копию акта о трудоустройстве.

    Его наличие позволяет признать недействительной такую некорректную информацию на текущем рабочем поприще.

    Видео: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков


    Если копии такого приказа у работника нет, то ему придется обращаться к внесшему некорректные данные предприятию.

    Источники

    • http://GlavKniga.ru/situations/s503069
    • https://naim.guru/trudovaya-knijka/zapolnenie/ispravleniye-oshibok.html
    • http://hr-portal.ru/article/kak-vnesti-zapis-v-trudovuyu-knizhku-o-nedeystvitelnosti-zapisi
    • http://jurist-protect.ru/nedejstvitelnaja-zapis-v-trudovoj-knizhke/

    [свернуть]
    Помогла статья? Оцените её
    1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд
    Загрузка...