Должностная инструкция архивиста

2. Функции

2.1. Контроль за соблюдением нормативных условий и режимов хранения документов.

2.2. Обеспечение специалистов архива научно-технической информацией.

3. Должностные обязанности

Архивист исполняет следующие обязанности:

3.1. Участвует в подготовке предложений к проектам планов работы структурного подразделения архива и их реализации.

3.2. Составляет отчеты о проделанной работе.

3.3. Осуществляет работы по проверке наличия и состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, готовит документы к передаче в лабораторию.

3.4. Ведет работу по топографированию документов.

3.5. Участвует в работе по ведению основных и вспомогательных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности документов, приеме документов на постоянное и временное хранение.

3.6. Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения.

3.7. Участвует в осуществлении контроля соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов.

3.8. Ведет вспомогательные учетные документы.

3.9. Проводит обеспыливание, шифровку и перешифровку дел, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел, картонирование, опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд или фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

3.10. Участвует в ведении наблюдательных дел архивов организаций.

3.11. Принимает участие в оказании методической и практической помощи специалистам архивов и служб делопроизводства организаций – источников комплектования.

3.12. Участвует в работе по упорядочению документов организаций и оказанию им других услуг.

3.13. Участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.

3.14. Выполняет работы по ведению каталогов и баз данных, подготовке справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.

3.15. Участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий, в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации.

3.16. Принимает участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.

3.17. Исполняет запросы различного характера.

3.18. Осуществляет работы по обслуживанию пользователей в читальном зале архива, копирование документов по их запросам.

3.19. Участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, в археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно-справочного аппарата к документальным публикациям.

3.20. Осуществляет сверку текста с оригиналом.

3.21. Принимает участие в чтении, датировке и описании документов.

3.22. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.

3.23. Проводит описание печатей, других особенностей, имеющихся на документах.

3.24. Участвует в разработке методических документов и их внедрении.

3.25. Участвует в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива.

3.26. Обеспечивает специалистов архива научно-технической информацией.

3.27. Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях, в обеспечении работы методической (экспертно-методической) комиссии.

3.28. ________________________________________________________________.
(иные обязанности)

4. Права

Архивист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

4.6. _________________________________________________________________.
(иные права)

5. Ответственность

5.1. Архивист привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

– за нарушение Устава (Положения) организации;

– за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

– за причинение ущерба организации – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

Кто такой архивариус?

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

  • на федеральные архивы;
  • архивы субъектов Федерации;
  • архивы различных ведомств.

Должностная инструкция архивариуса - образец
В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем. Именно этим и занимается архивариус.

Читайте также:  Гараж без документов 2018 - как узаконить, оформить в собственность, продать, купить

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

инструкция архивариуса
Скачать форму должностной инструкции

Должностная инструкция архивариуса должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.

Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:

  1. Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
  2. Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.). В этом же разделе перечисляются законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.
  3. Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса. Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с  учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.
  4. Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
  5. Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.

Типовые требования к архивариусу

Получить специальность архивариуса можно, прослушав курс «Документоведение» («Архивоведение») или «Архивное дело». Пройти обучение можно в том числе и на краткосрочных курсах, предоставляемых, например,  биржей труда. Свидетельство об окончании таких курсов является одним из основных требований, предъявляемых к кандидату на должность архивариуса.

К другим требованиям, позволяющим работодателю выбрать из соискателей на должность архивариуса подходящего специалиста, можно отнести:

  1. Определенный уровень образования. В дополнение к наличию свидетельства о полученной специальности архивариуса некоторые работодатели могут заявлять требования, касающиеся учебных заведений, которые должен окончить кандидат на должность. Так, кому-то будет достаточно среднего или среднего специального образования, кто-то удовлетвориться неоконченным высшим, а кому-то потребуется исключительно специалист по организации документооборота, закончивший высшее учебное заведение.
  2. Опыт работы.
  3. Возраст. Об определенной возрастной планке может идти речь, если подыскивается специалист на должность начальника архива или другую руководящую должность в области организации архивного дела на предприятии.
  4. Знание нормативной документации, касающейся архивного дела.
  5. Знание компьютера, в том числе необходимых офисных программ.

Также от специалиста в области архивного дела могут требоваться:

  • умение работать с офисной техникой;
  • навыки работы со значительными объемами информации;
  • грамотная устная и письменная речь;
  • иные навыки, определяемые спецификой работы конкретного предприятия.

Должностные обязанности архивариуса

Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник. Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.

К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:

Aviasales.ru

  1. Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).
  2. Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
  3. Хранение находящихся в архиве документов.
  4. Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
  5. Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
  6. Составление отчетов.
  7. Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).

К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:

  1. Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.
  2. Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
  3. Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

  1. Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
  2. Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:
    • структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
    • юридическое подразделение;
    • кадровая служба.
  3. Утверждение инструкции руководством организации. Окончательный вариант документа после согласования со всеми специалистами подается на подпись директору предприятия для утверждения.
Читайте также:  Фермерский бизнес - выращивание рыжика (2018) — с чего начать и сколько можно заработать - 617 идей для открытия бизнеса

Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.

В избранноеДобавить в избранноеПоделиться
Предыдущий материал

Следующий материал

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Советуем прочитать

18 июня 2018
7160

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

19 февраля 2018
94860

Образец должностной инструкции по профстандарту

31 октября 2017
39960

Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ 2017-2018

Новости раздела

12 сентября 2016
34130

Вводный инструктаж по охране труда может проводить только специально обученный сотрудник

4 сентября 2015
31730

Предложено ввести новую категорию сотрудников ЧОП – контролер-наблюдатель

30 января 2015
19660

Обязанности и задачи

Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей. К ним относятся:

  • систематизация и отбор документации;
  • принятие и обработка документов на хранение;
  • составление справок на документы;
  • передача документов в хранилище государственных органов;
  • ведение делопроизводства организации;
  • хранение документов до истечения их срока;
  • контроль над использованием архивных материалов;
  • составление и наполнение базы данных документации;
  • учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
  • размещение дел;
  • контроль над состоянием документации;
  • восстановление утраченных документов.

задачи архивиста
К задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация. А также работник архива составляет описи всех документов. Должностные обязанности включают в себя:

  • участие в проведении экспертиз;
  • соблюдение правил пожарной безопасности;
  • выдача копий документов по поступающим запросам.

Основные положения инструкции

Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека. Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.

Архивист должен знать:

  • положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
  • структуру организации;
  • порядок принятия и передачи документов на хранение;
  • правила пользования документами;
  • систему делопроизводства;
  • нормативно-правовые акты об архивном деле;
  • правила трудового распорядка;
  • правила пользования техническими средствами;
  • правила составления отчетов;
  • трудовое законодательство;
  • порядок составление актов уничтожения документации;
  • правила составления описи;
  • правила пожарной безопасности.

Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.

К ним относятся:

  • ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
  • запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
  • запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
  • сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
  • представление интересов компании;
  • не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;
  • подписание документации в пределах своих обязанностей;
  • поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.

За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации. За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации. За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.

Ответственность может наступить за:

  • некачественное исполнение своих обязанностей;
  • разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
  • разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
  • нарушение внутреннего распорядка организации;
  • нарушение делового этикета;
  • разглашение конфиденциальной информации;
  • нанесение предприятию ущерба;
  • нарушение пожарной безопасности;
  • направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
  • нарушений положений и инструкций предприятия.

Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:

  • соблюдение дисциплины на предприятии;
  • качественное исполнение своей работы;
  • своевременное исполнение обязанностей.

Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.

Документы для скачивания (бесплатно)

Требования к архивариусу. Что он должен знать?

Работник архива
Архивист имеет отношения к технической профессии. Работником архива может стать человек, который имеет профильное образование по специальности «архивное дело» или «делопроизводство». Специалист по архивной работе должен обладать определенными качествами:

  • быть внимательным и педантичным;
  • обладать усидчивостью и терпеливостью;
  • быть ответственным и организованным;
  • обладать дисциплинированностью и спокойствием;
  • быть аккуратным и сосредоточенным;
  • обладать тонкой ручной моторикой;
  • обладать хорошими знаниями русского языка;
  • иметь способность анализировать информацию.

И также архивист должен иметь хорошую память, обладать повышенным вниманием к деталям, уметь воспринимать большое количество информации, быть пунктуальным. Сотрудник архива должен иметь готовность делать долгое время монотонную работу.

Читайте также:  Как открыть цех по производсвту сгущенного молока: бизнес-идея, вложения: от 240000 руб

Основными, требованиями, предъявляемыми к человеку, работающему в архиве, являются:

  • умение работать с организационной техникой;
  • знание основ работы на компьютере;
  • письменная и устная грамотная речь;
  • знание и соблюдение законодательства Российской федерации, положений и инструкций по архивному делу;
  • умение работать с огромным потоком информации;
  • опыт работы;
  • в некоторых случаях возрастной ценз.

Кроме того, архивист должен периодически проходить профессиональную подготовку, чтобы повышать свой уровень знаний. Обучение на рабочем месте давно ушло в прошлое. Обучиться можно в магистратуре. Она позволит получить степень магистра в архивном деле, улучшить знания и умения работать с архивными документами. В будущем это позволит претендовать на более высокую должность, стать заместителем или начальником архива.

У архивиста не должно быть медицинских противопоказаний для работы в архиве организации. К противопоказаниям относятся:

  • болезни опорно-двигательного аппарата;
  • нарушение зрения;
  • нервные и психические заболевания;
  • аллергия на пыль;
  • наркотическая и алкогольная зависимость;
  • заболевания слухового аппарата;
  • заболевания, связанные с речью;
  • потери сознания;
  • эпилептические припадки;
  • заболевания кожных покровов;
  • судороги;
  • нарушение координации движений;
  • инфекционные болезни.

2. Функции

2.1. Контроль за соблюдением нормативных условий и режимов хранения документов.

2.2. Обеспечение специалистов архива научно-технической информацией.

3. Должностные обязанности

Архивист исполняет следующие обязанности:

3.1. Участвует в подготовке предложений к проектам планов работы структурного подразделения архива и их реализации.

3.2. Составляет отчеты о проделанной работе.

3.3. Осуществляет работы по проверке наличия и состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, готовит документы к передаче в лабораторию.

3.4. Ведет работу по топографированию документов.

3.5. Участвует в работе по ведению основных и вспомогательных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности документов, приеме документов на постоянное и временное хранение.

3.6. Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения.

3.7. Участвует в осуществлении контроля соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов.

3.8. Ведет вспомогательные учетные документы.

3.9. Проводит обеспыливание, шифровку и перешифровку дел, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел, картонирование, опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд или фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

3.10. Участвует в ведении наблюдательных дел архивов организаций.

3.11. Принимает участие в оказании методической и практической помощи специалистам архивов и служб делопроизводства организаций – источников комплектования.

3.12. Участвует в работе по упорядочению документов организаций и оказанию им других услуг.

3.13. Участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.

3.14. Выполняет работы по ведению каталогов и баз данных, подготовке справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.

3.15. Участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий, в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации.

3.16. Принимает участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.

3.17. Исполняет запросы различного характера.

3.18. Осуществляет работы по обслуживанию пользователей в читальном зале архива, копирование документов по их запросам.

3.19. Участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, в археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно-справочного аппарата к документальным публикациям.

3.20. Осуществляет сверку текста с оригиналом.

3.21. Принимает участие в чтении, датировке и описании документов.

3.22. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.

3.23. Проводит описание печатей, других особенностей, имеющихся на документах.

3.24. Участвует в разработке методических документов и их внедрении.

3.25. Участвует в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива.

3.26. Обеспечивает специалистов архива научно-технической информацией.

3.27. Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях, в обеспечении работы методической (экспертно-методической) комиссии.

3.28. ________________________________________________________________.
(иные обязанности)

4. Права

Архивист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

4.6. _________________________________________________________________.
(иные права)

5. Ответственность

5.1. Архивист привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

– за нарушение Устава (Положения) организации;

– за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

– за причинение ущерба организации – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

Источники

  • http://obrazec.org/13/dolzhnostnaja_instrukcija_arhivista.htm
  • https://nsovetnik.ru/dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_arhivariusa_obrazec/
  • http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/arxivariusa.html
  • https://blank-obrazets.ru/dolzhnostnaya_instrukciya_arxivista.htm

[свернуть]
Помогла статья? Оцените её
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд
Загрузка...