Электронная цифровая подпись документов

Основные термины и понятия

Содержание:

  1. Открытый ключ электронной
    цифровой подписи – ряд символов, имеющий уникальный (неповторимый)
    характер и призванный подтвердить подлинность документа с ЭЦП. Иногда его
    называют ключом проверки ЭЦП. Открытый ключ (далее – ОК) доступен любому участнику
    электронного документооборота. Речь идет о получателе писем, подписанных
    ЭЦП.
  2. Закрытый ключ – другой уникальный набор символов, используемый при
    генерации/создании электронной
    цифровой подписи документов их автором. Доступен только владельцу ЭЦП.
  3. Сертификат электронной
    цифровой подписи – документ, обычно в электронном
    виде, который выдается будущему Владельцу сертификата удостоверяющим центром и включающий ОК.
  4. Удостоверяющий центр (далее – УЦ) – сертифицированное юрлицо, которое
    создает и выдает/распространяет сертификаты ЭЦП. Физически клиенту на
    руки выдается USB-флешка (ранее – дискета) с записанной на ней информацией,
    позволяющая генерировать ЭЦП.
  5. Владелец сертификата ЭЦП – лицо, получившее сертификат ЭЦП в УЦ. Владеет как открытым, так и закрытым ключами.

Участники документооборота с ЭЦП

В процессе получения и использования электронной цифровой подписиучаствуют:

  • владелец ЭЦП/сертификата ЭЦП – отправитель и подписант
    электронных писем;
  • получатель цифровой корреспонденции, способный с помощью ОК
    проверить ее подлинность и целостность;
  • УЦ, выдающий сертификаты ЭЦП;
  • банк или иная организация, предоставляющая каналы связи и
    криптографические системы
    электронной цифровой подписи. Банк, в свою очередь, выступает и как
    получатель сообщений, подписанных электронной
    цифровой подписью физического лица – клиента финансового учреждения.

Юридически эти лица определяются как
«участники электронного взаимодействия».

Закон об электронной цифровой подписи

Базовым российским законодательным актом по
ЭЦП является Федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 2011 года
(далее – Закон).

Статья 5 Закона вводит следующие виды электронной цифровой подписи:

  • простая ЭЦП;
  • усиленная неквалифицированная ЭЦП;
  • усиленная квалифицированная ЭЦП.

Простая ЭЦП – это не более чем система кодов,
логинов и паролей.

Усиленная ЭЦП = электронная подпись в ее классическом,
общепризнанном понимании. Здесь уже используются закрытый ключ и криптография. 

Усиленная квалифицированная подпись отличается от неквалифицированной более высоким уровнем шифрования (криптозащиты). 

Требования к квалифицированной подписи
определяются (в соответствии с частью 5 статьи 8 Закона) Федеральным органом исполнительной власти по
обеспечению безопасности, т.е. ФСБ РФ.

Статья 13 Закона посвящена функциям и
обязанностям УЦ, а статьи 15 и 16 – специальным аккредитованным УЦ. Надо
отметить, что получить электронную
цифровую подписьусиленного квалифицированного вида можно только в
аккредитованных УЦ.

Применение ЭЦП в банках

Широкое распространение ЭЦП получила в
банковском обслуживании физических и юридических лиц. Вызвано это бурным
развитием онлайн-банкинга. Безопасный электронный документооборот
востребован как в малых,
так и в крупных кредитно-финансовых учреждениях, а также в микрофинансовых организациях.

Так, ВТБ 24 вводит ЭЦП при использовании своего удаленного сервиса – «Телебанк». Предлагается два
уровня защиты электронных сообщений – система обычных лигинов и паролей и,
собственно, полноценная ЭЦП на основе программного обеспечения от ЗАО
«Сигнал-Ком» (*).

Как получить и работать с ЭЦП

После обращения в выбранный УЦ и получения
сертификата ЭЦП, представляющего обычную USB-флешку, вы должны установить на
свой компьютер специальное программное обеспечение. Сделать это нужно,
обратившись в ту организацию, с которой/через которую вы хотите осуществлять
обмен письмами с электронной подписью. В ВТБ 24 это IT-продукт от ЗАО
«Сигнал-Ком». Другой банк/госорган/учреждение могут предложить изделие иного
разработчика.

Теперь вы готовы подписывать свои электронные
сообщения ЭЦП.

Ниже приведены наиболее простые и стандартные
ситуации по практическому применению электронной подписи на примере работы
программы «Крипто Про CSP» в Outlook MS Office.

Обмен сертификатами

Прежде всего, вы делаете необходимые настройки для
работы ЭЦП на вашем компьютере. При возникновении трудностей на
этом этапе, вам необходимо получить развернутую консультацию разработчика ПО.

Для начала электронного взаимодействия следует
обменяться сертификатами с потенциальными получателями ваших писем с ЭЦП. Сделать
это можно, выслав любое тестовое подписанное сообщение по требуемому адресу.
Вместе с ним уйдет и сертификат.

В Outlook выбираете пункт из меню
«Сервис»-«Параметры». В открывшемся окне – «Изменение настройки безопасности» и
ставите галочку в поле «Передавать сертификаты с сообщением».

Электронная подпись в Сбербанке России

Клиентами Сбербанка России являются физические лица, получившие возможность производить оформление банковских документов с применением электронных подписей в отделении кредитных организаций в Российской Федерации. О данном нововведении было сообщено во всех отделениях банка. Также было объяснено, что всё это будет реализовываться благодаря введению ПИН-кода всякой карты, которая будет ему принадлежать, в POS-терминале. Данным видом терминала будут оборудовать рабочие места сотрудников всех отделений. Даётся уточнение, что сейчас электронной подписью есть возможность пользоваться для осуществления операции с вкладами.

Читайте также:  Кредитная карта без справок и поручителей с онлайн решением, оформить онлайн заявку на кредитную карту без справок и поручителей с доставкой на дом — «Альфа-Банк»

Карточка и ПИН к ней считается элементом, благодаря которому происходит подтверждение всех операций и тем самым происходит замена ручной подписи. После завершения операций для её подтверждения посетитель банка имеет возможность получить копии электронных документов, предоставленные на бумаге. В данном случае написанная своей рукой и в электронном виде подпись считается с юридической точки зрения равнозначной. И это не будет зависеть от метода постановки подписи на документах, имеющих равнозначную юридическую силу.

В чём заключается смысл электронной подписи?

Электронная подпись для физических лиц в Сбербанке даст возможность банковской организации уменьшить оборот бумаги и увеличить скорость обслуживания посетителей. То есть во время открытия депозита вместо установки подписи на 4-х документах посетителю нужно будет 1 раз набрать свой ПИН. Данный вид технологии сможет обеспечить проведение двойной клиентской идентификации с использованием паспорта и при помощи карточки с ПИН-кодом, который сможет знать лишь владелец. Благодаря этому можно также будет предотвратить мошенничество.

В банке сказали, что можно было ставить подписи на документах в электронном виде первоначально клиентам Сбербанка в Москве, начиная с 2014 года. В течение года жители Москвы смогли совершать больше трёх миллионов операций с применением подписи в электронном виде.

Оформление банковских документов по вкладам возможно для приватных особ с применением электронной подписи. Им нужно всего лишь набрать PIN код карточки, которая им принадлежит через POS терминал. Данным устройством оснащены все рабочие места работников отделений, где был открыт депозит.

По утверждению директора по управлению проектами и контролем качества Сбербанка Серовой Елены, введение электронных подписей предоставит банкам огромный ряд преимуществ, а именно:

  • увеличит обслуживание посетителей;
  • усовершенствует меры по безопасности под влиянием 2-й проверки клиента не просто лишь с использованием паспорта, однако и при помощи карточки и PIN-кода, которым владеет клиент лично;
  • даст возможность банку ежедневно экономить много тонн бумаги и огромные денежные средства;
  • будет являться инструментом в борьбе с мошенничеством;
  • будет применяться для привлечения клиентов.

Учитывая то, что чистый доход банка лишь за первый квартал 2015 года по сравнению с подобным периодом в предыдущем году снизился практически в 4-ре раза – с девяносто девяти миллиардов до двадцати шести миллиардов рублей, задача экономить считается очень важной.

В данном банке введение подписи в электронном виде по депозитам для физических лиц рассматривается как инструмент для борьбы с банками-конкурентами. Оно связано с привлечением людей. Ставка по кредитным продуктам Сбербанка получается очень дорогостоящим источником обеспечения финансами, из-за этого банк ищет возможности замены данного вида ресурса денежными средствами клиентов.

Кому нужна эл. подпись

Электронная подпись или ЭП — это замена рукописной подписи для электронных документов. Проще говоря, электронная подпись подтверждает, что именно вы отправили отчет в налоговую или подписали акт для клиента.

63 ФЗ про электронную подпись

Электронной подписью можно подписывать любые документы — счета, акты, договоры. Вам не придется отправлять оригиналы курьером: ставите электронную подпись и отправляете электронной почтой.

Электронная подпись обязательна, если:

  • вы плательщик НДС;
  • у вас 25 или больше сотрудников, по которым вы отчитываетесь в фонды и по НДФЛ.

В остальных случаях электронной подписью пользоваться никто не заставляет, но с ней удобнее. Вам не нужно распечатывать документы, подписывать и стоять в очереди на почте. Всё происходит через интернет.

Как составить валютный договор

У вашего клиента и поставщика тоже должна быть электронная подпись, чтобы вы могли обмениваться документами через интернет. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить с рукописной.

Подписывать договор электронной подписью можно только с российскими компаниями. Для сделок в валюте свои требования и их проверяет не только ваш партнер, но и банк, в который придут деньги. Если заключаете сделку с иностранной компанией, уточните требования по подписи в банке.

Какие бывают подписи

Электронные подписи отличаются тем, какие документы вы сможете ими подписывать. Вот какие бывают подписи:

  • простая. Она нужна физическим лицам, чтобы пользоваться услугами сайта Госуслуг, подавать заявления в иногородние вузы или участвовать в электронных торгах.
  • усиленная неквалифицированная. Такой подписью можно подписывать документы внутри компании и от других компаний. Если нужно подписать счета и акты и отправить клиентам, она тоже подходит.
  • усиленная квалифицированная. Это подпись с самыми большими полномочиями. С ней можно подписать отчетность для налоговой и фондов, участвовать в электронных торгах и тендерах как юридическое лицо.

Выходит, чтобы подписывать документы для клиентов и поставщиков, отправлять отчетность в налоговую, нужна усиленная квалифицированная подпись.

Для плательщиков НДС

Если вы и ваши клиенты пользуетесь электронной подписью, как-то специально это оформлять не нужно. Просто договариваетесь на словах. Но если вы платите НДС и готовите счета-фактуры, всё сложнее.

Приказ Минфина об обмене электронными счетами-фактурами

Плательщики НДС с электронной подписью обмениваются только утвержденными в налоговой формами счетов-фактур и только через оператора электронного документооборота — ЭДО СФ. Перечень таких операторов есть на сайте налоговой. Мы знаем про 1С ЭДО и Диадок.

Читайте также:  МФО деньга угрожают - что делать?

Оператор электронного документооборота — программа, в которой вы подписываете документы электронной подписью и отправляете их партнерам. В ней хранится вся история переписки.

Пересылать счет-фактуру в электронном виде клиенту вы можете, если он тоже подключился к оператору электронного документооборота. Причем он может подключиться к другому из списка налоговой, но вы всё равно сможете работать с ним.

Как получить

Электронные подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители. Нет никакой разницы, у какого центра купить электронную подпись. Главное, чтобы он был сертифицирован Минкомсвязью. Для этого найдите удостоверяющий центр в вашем городе на едином портале электронной подписи.

Документы, чтобы получить подпись для юридического лица:

  • выписка из реестра — ЕГРЮЛ;
  • свидетельство о регистрации;
  • паспорт и СНИЛС руководителя.

Чтобы получить подпись, нужно заполнить заявление на сайте удостоверяющего центра и приехать в офис с документами. Для квалифицированной подписи нужны паспорт того, кто получает подпись, ОГРН и учредительные документы на компанию.

Электронную подпись выдают на год, а потом ее нужно покупать заново. Усиленная квалифицированная подпись стоит от 3000 рублей.

Как выглядит электронная подпись

Могут быть такие варианты: флешка подписью или доступ в программу, в которую зашита ваша подпись.

Если это флешка, на ней хранится сама электронная подпись и программа для шифрования данных. Флешку можно вставить в компьютер, установить на него программу и подписывать документы своей подписью. Электронная подпись на флешке удобна, если вам нужно отправлять отчеты через сайт налоговой. Чтобы подтвердить, что отчетность отправляете именно вы, сайт налоговой попросит вставить флешку в компьютер и ввести ваши логин и пароль к подписи.

С электронной подписью можно работать без флешки, через программу электронного документооборота. Доступ к ней дадут в удостоверяющем центре, а электронная подпись придет в программу и останется на компьютере. Это Диадок — одна из программ для электронного документооборота. В ней можно создавать документы или подписывать те, что уже есть на компьютере

Ставим программы

Чтобы подпись заработала, на компьютер нужно установить дополнительные программы. До этого подпись для компьютера — неизвестный файл.

Для работы с подписью вам нужны:

  • программа для шифрования. Чаще всего — Криптопро. Она понимает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор символов в настоящую подпись в документе;
  • драйвер для компьютера. Они нужны, чтобы настроить компьютер, и он смог работать с электронной подписью;
  • дополнения для браузера. Без них вы не сможете подписать отчетность на сайте налоговой;
  • программа для электронного документооборота, через которую будете подписывать акты, счета.

Чаще всего удостоверяющие центры выдают эти программы на флешке с электронной подписью. Уточните, когда будете покупать подпись:

  • Криптопро входит в комплект или надо покупать дополнительно?
  • Нужны ли драйверы и где их взять?
  • Что нужно, чтобы подписывать документы через сайт налоговой? А обычные в ворде, екселе и пдф?
  • Что нужно, чтобы подпись заработала на моем компьютере?

Отправляем отчетность

Вы настроили компьютер. Теперь нужно зарегистрироваться на сайте налоговой. Зайдите в личный кабинет ИП или юридического лица. Сначала портал захочет убедиться, что ваша электронная подпись работает правильно. Вы увидите такие требования:

Мы уже о них рассказали. Если вы не установили программы и драйверы раньше, можно это сделать на сайте налоговой. Нажмите кнопку «Начать проверку» и следуйте указаниям портала.

Если у вас Мак, с отправкой отчетности через сайт налоговой могут быть проблемы. Уточните об этом заранее в удостоверяющем центре.

Подписываем документы

Подписывать документы удобнее всего в специальных программа — операторах электронного документооборота. Обычно удостоверяющие центры предлагают свои программы или программы партнеров. Они работают через браузер, поэтому неважно, Виндоус у вас или Мак. В Модульбанке мы пользуемся Диадоком и 1С ЭДО, но есть другие. Гифка в начале статьи — как раз из Диадока.

В программе вы можете подписывать документы любого формата — ворд, эксель, презентации, картинки и пдф. Документы можно создавать в самой программе или выбирать из сохраненных на компьютере.

В специальных программах работать удобно, но ими пользоваться не обязательно. Подписывать документы можно даже в ворде или экселе, если у вас на компьютере установлен Криптопро. В ворде зайдите во вкладку «файл», выберете «сведения» и «защитить документ». Дальше следуйте указаниям системы и подпишите документ своей подписью.

Если Криптопро у вас пока нет, ничего не выйдет, можно не пытаться.

Электронная подпись и мошенники

Ходят слухи, что мошенники могут завладеть электронной подписью, снять все деньги со счетов и продать компанию. Продать — вряд ли, но подписать договоры, по которым ваша компания будет должна незнакомым компаниям, могут. Это возможно в двух случаях.

  • Подпись выдали мошенники. Это случается редко. Компания будет прикидываться удостоверяющим центром, но не попросит вас прийти лично с оригиналами документов. Они заботливо скажут, что им достаточно сканов по почте. Мошенники выпустят подпись, но не отдадут ее и будут подписывать поддельные документы.
  • Вы написали пароль на флешке и потеряли ее. Чтобы не потерять пароль к электронной подписи, некоторые владельцы приклеивают бумажку с паролем к флешке. Если такую флешку потерять, ее может кто-то подобрать и воспользоваться деньгами компании.

Чтобы не проснуться в долгах и без денег на счете:

  • проверьте, что удостоверяющий центр сертифицирован Минсвязью;
  • не покупайте электронную подпись, если вас не просят прийти лично в удостоверяющий центр с оригиналами документов;
  • храните флешку с электронной подписью в надежном месте. Если потеряли, позвоните в свой удостоверяющий центр и попросите заблокировать электронную подпись. Сделайте это как можно скорее, чтобы никто не смог ею воспользоваться;
  • не храните флешку вместе с паролем.

Пароль для электронной подписи сохраните в заметках телефона. Так будет надежнее.

Как действовать

Найти аккредитованный удостоверяющий центр и подать заявку

Приехать в удостоверяющий центр с документами и забрать электронную подпись

Проверить, что есть все нужные для работы программы

Читайте также:  Накопительная карта Сбербанка

Что проверить

Удостоверяющий центр просит лично прийти за подписью

Флешка с электронной подписью и ключами не лежит на виду клиентов и курьеров в офисе, и они не могут её украсть

На флешке не написан пароль и ключ доступа

25

сотрудников должно быть в компании, чтобы электронная подпись была обязательна

Сейчас читают:

Зарплатная комиссия и как ее проходить

22413Зарплатная комиссия и как ее проходить

Как получить вычет за онлайн-кассу

2007Как получить вычет за онлайн-кассу

Что нельзя рекламировать

19603Что нельзя рекламировать

Зарплатная комиссия и как ее проходить

22413Зарплатная комиссия и как ее проходить

На самом деле, мы не знаем точно, что сейчас читают. Это приемчик такой. Донт аск.

Ещё на тему процессов: Рискованные способы ликвидировать компанию Ответственность директора перед компанией Удаляем негативные отзывы Как отсудить домен ПодписатьсяКак уволить бездельника Скоро: Ещё на тему процессов: Рискованные способы ликвидировать компанию Ответственность директора перед компанией Удаляем негативные отзывы Как отсудить домен ПодписатьсяКак уволить бездельника Скоро:
Свежак

Детские центры без лицензии

Все клубы, которые занимаются образованием детей и взрослых по закону должны получать лицензию. Но, оказывается, есть исключения.18 сентября11153Топчик Взаимозависимые компании Выйти из черного списка Дробление бизнеса Кто ворует на работе Прекратить проверку с полицией Что нельзя рекламировать Ну и вот Банк не открывает счет Выйти из черного списка Правила 115 ФЗ Что делать, чтобы банк не закрыл счет Новые признаки сомнительных компаний: НДС
Новое

Валютный контроль по новым правилам

Есть компании, которые не работают с иностранными партнерами или работают, но по-черному, потому что не хочется тратить время на валютный контроль. И зря. Правила валютного контроля изменились и стали проще.14 сентября995133

Правовая основа

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:  

  • Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что  договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
  • Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с  дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ  «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Что придает юридическую силу электронному договору


Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:

  • Форма договора должна соответствовать законодательству, если документ относится к формализованным.
  • Содержание договора должно соответствовать закону.
  • Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.  

Формализованные документы

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

  • Составить документ в соответствии с форматом, установленным  государством.
  • Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
  • Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например,  хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д.  Формат неформализованных  документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

  1. Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
  2. Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Договоры только на бумаге

В некоторых случаях, которые определяет правительство, сторонам  необходимо  заключать сделку только в бумажной форме (п. 1 ст. № 63-ФЗ). Нельзя составлять в электронном виде договоры, если для них установлено требование об обязательном нотариальном удостоверении, например:

  • договор ренты,
  • договоры купли-продажи недвижимости, дарения, залога долей в уставном капитале.

Есть отдельные категории документов, которые можно оформлять только на бумажном носителе в простой письменной форме — например, договор поручительства (ст. 362 ГК РФ).

Также в бумажном виде требуют заключать договор, который нужно предоставить на госрегистрацию — например, оформление перехода прав собственности (ипотечный договор,  договор аренды недвижимости и др.).  Если договор будет оформлен в электронном виде, регистратор не сможет проставить на них штамп.

Только в электронном виде

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Источники

  • https://cbkg.ru/articles/jelektronnaja_cifrovaja_podpis.html
  • http://credituy.ru/malyi-biznes/elektronnaya-podpis-v-sberbanke.html
  • https://delo.modulbank.ru/all/ecp
  • https://ca.kontur.ru/articles/kak-zaklyuchit-dogovor-v-elektronnoj-forme

[свернуть]
Помогла статья? Оцените её
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд
Загрузка...